¿Qué es un presupuesto? (definición, tipos y ejemplos)
Los presupuestos son una herramienta de gestión fundamental para toda empresa ya que permiten planificar, coordinar, controlar y evaluar las diferentes operaciones, recursos y actividades de esta.
Los presupuestos de una empresa suelen ser elaborados por el área o departamento correspondiente en coordinación con las demás áreas o departamentos, y la alta dirección de la empresa, a finales del año y para el año entrante.
En este artículo te decimos qué es un presupuesto, cuál es su utilidad, cuáles son los principales tipos de presupuestos que existen en una empresa, y qué es y cómo hacer un presupuesto maestro.
Un presupuesto de empresa es un documento que muestra el pronóstico de diversos elementos de esta en términos monetarios.
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es un documento en donde se cuantifican pronósticos o previsiones para un periodo de tiempo determinado.
En el caso del presupuesto de una empresa, en este se cuantifican pronósticos o previsiones de diferentes elementos de esta, tales como las ventas, las compras, la producción, los gastos administrativos, y los gastos de ventas.
Se suele pensar que los presupuestos de una empresa solamente cuantifican pronósticos o previsiones de los elementos relacionados con los ingresos y egresos de esta, pero lo cierto es que cuantifican pronósticos o previsiones de todo elemento que se pueda cuantificar.
Por ejemplo, además de los presupuestos de ventas y de compras, en una empresa también podemos encontrar presupuestos de los productos que se van a fabricar, y de los materiales que se van a requerir para fabricar estos.
Los presupuestos de una empresa suelen ser elaborados por los gerentes de las diferentes áreas o departamentos de esta en coordinación con las demás áreas o departamentos, y tomando en cuenta los objetivos, estrategias y valores de la empresa, y las directrices de la alta dirección en caso de que las hubiera.
Asimismo, los presupuestos de una empresa suelen ser elaborados a finales del año para el plazo de un año (para el año entrante), y ser documentos flexibles que se revisan (y corrigen de ser necesario) mensual o trimestralmente.
¿Cuál es la utilidad de un presupuesto?
Los presupuestos son una herramienta de gestión fundamental para toda empresa sin importar el tipo que sea o el tamaño que tenga, debido a las siguientes razones:
Planeación
Los presupuestos permiten planificar operaciones, recursos y actividades y, por tanto, nos ayudan a anticiparnos a los hechos, reducir la incertidumbre y minimizar el riesgo.
Por ejemplo, hacer un presupuesto con las ventas que vamos a tener (presupuesto de ventas), nos permite planificar la compra o fabricación de los productos que vamos a vender, y el dinero que vamos a necesitar para comprar o fabricar estos.
Coordinación
Los presupuestos sirven también como guía para coordinar operaciones, recursos y actividades y, por tanto, nos ayudan a armonizar e integrar todas las áreas o departamentos de la empresa.
Por ejemplo, al hacer el presupuesto de producción, el área de producción debe coordinar con el área de finanzas la disponibilidad del dinero que le permita cumplir con sus objetivos.
Control y evaluación
Finalmente, los presupuestos sirven como instrumento de control y evaluación ya que permiten comparar los resultados obtenidos con los presupuestados.
Por ejemplo, nos permiten saber en qué áreas han existido desviaciones o variaciones (diferencias entre los resultados obtenidos y los presupuestados) y, por tanto, en qué áreas debemos tomar medidas correctivas.
Además de los presupuestos existen otras herramientas de gestión financieras que se suelen utilizar en una empresa, tales como la contabilidad de costos, y el punto de equilibrio.
Tipos de presupuestos en una empresa
Los presupuestos de una empresa se pueden clasificar según diversos criterios, tales como su flexibilidad o el periodo de tiempo que abarcan; sin embargo, se clasifican principalmente según su campo de aplicación.
A continuación los principales tipos de presupuestos que existen en una empresa según su campo de aplicación:
Presupuesto de ventas
El presupuesto de ventas muestra el pronóstico de ventas de una empresa en términos monetarios para un periodo de tiempo determinado.
El presupuesto de ventas es el principal presupuesto de una empresa ya que es a partir de este que se elaboran todos los demás presupuestos.
Para hacer el presupuesto de ventas necesitamos el pronóstico de las ventas (las ventas que se esperan tener para un periodo de tiempo determinado), y el precio de venta del producto o de los productos.
Por ejemplo, si en una empresa se ha pronosticado que las ventas para enero serán de 100 unidades y que luego incrementarán en un 10% cada mes hasta abril, y el precio de venta de cada producto es de US$20, su presupuesto de ventas será el siguiente:
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Unidades | 100 | 110 | 121 | 133 |
| Precio de venta | 20 | 20 | 20 | 20 |
| TOTAL | 2000 | 2200 | 2420 | 2662 |
Nota: las ventas empiezan en 100 unidades en enero y luego aumentan en un 10% cada mes.
Presupuesto de cobros
El presupuesto de cobros (o presupuesto de cuentas por cobrar) muestra el importe de los cobros (producto de las ventas) que se van a realizar para un periodo de tiempo determinado.
En un pequeño negocio los cobros suelen realizarse al momento de la venta del producto o la prestación del servicio; pero en las medianas o grandes empresas los cobros no siempre se realizan al momento de la venta, sino que también se realizan, por ejemplo, a 30 o a 60 días.
Para hacer el presupuesto de cobros necesitamos el presupuesto de ventas y la política de cobros de la empresa.
Por ejemplo, si en una empresa que tiene como política de cobros cobrar el 60% de las ventas al contado y el saldo al crédito a 30 días, se ha pronosticado que las ventas para los cuatro primeros meses del año serán de US$2 000, US$2 200, US$2 420 y US$2 662, su presupuesto de cobros será el siguiente:
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Contado (60%) | 1200 | 1320 | 1452 | 1597.20 |
| Crédito (40%) | 800 | 880 | 968 | |
| TOTAL | 1200 | 2120 | 2332 | 2565.20 |
Nota: de las ventas de US$2 000 de enero, se cobra US$1 200 (60%) al contado, y US$800 (40%) al mes siguiente (crédito a 30 días).
Presupuesto de compras
El presupuesto de compras muestra el importe de las compras de productos o mercadería que se van a realizar para un periodo de tiempo determinado.
Para hacer el presupuesto de compras necesitamos la planificación de las compras de la empresa, y el precio de compra de los productos o la mercadería.
Por ejemplo, si en una empresa se ha planificado que las compras para los cuatro primeros meses del año serán de 100, 110, 121 y 133 unidades, y el precio de compra del producto es de US$14, su presupuesto de compras será el siguiente:
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Unidades | 100 | 110 | 121 | 133 |
| Precio de compra | 14 | 14 | 14 | 14 |
| TOTAL | 1400 | 1540 | 1694 | 1863.40 |
Presupuesto de pagos
Tal como en el caso del presupuesto de cobros, en una empresa los pagos por las compras realizadas no siempre se realizan al contado, sino que también se realizan, por ejemplo, a 30 o 60 días.
El presupuesto de pagos (o presupuesto de cuentas por pagar) muestra el importe de los pagos (producto de las compras) que se van a realizar para un periodo de tiempo determinado.
Para hacer el presupuesto de pagos necesitamos el presupuesto de compras y la política de cobros del proveedor o de los proveedores de la empresa.
Por ejemplo, si en una empresa se ha pronosticado que las compras para los cuatro primeros meses del año serán de US$1 400, US$1 540, US$1 694 y US$1 863.40, y la política de cobros de su proveedor es el 50% al contado y el 50% restante al crédito a 30 días, su presupuesto de pagos será el siguiente:
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Contado (50%) | 700 | 770 | 847 | 931.70 |
| Crédito (50%) | 700 | 770 | 847 | |
| TOTAL | 700 | 1470 | 1617 | 1778.70 |
Nota: de las compras de US$1 400 de enero, se paga US$700 (50%) al contado, y US$700 (50%) al mes siguiente (crédito a 30 días).
Presupuesto de gastos administrativos
Los gastos administrativos son los gastos de la empresa relacionados con las actividades de gestión, tales como los gastos laborales de los gerentes y administradores, los alquileres, los materiales y útiles de oficina, los seguros, los servicios básicos, etc.
El presupuesto de gastos administrativos muestra el importe de los gastos administrativos que la empresa espera tener para un periodo de tiempo determinado.
Para hacer el presupuesto de gastos administrativos necesitamos el pronóstico de los gastos administrativos de la empresa.
Un ejemplo de un presupuesto de gastos administrativos es el siguiente:
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Remuneraciones | 50 | 50 | 50 | 50 |
| Alquiler del local | 20 | 20 | 20 | 20 |
| Seguros | 5 | 5 | 5 | 5 |
| Limpieza y mantenimiento | 10 | 10 | 10 | 10 |
| Servicios básicos | 10 | 10 | 10 | 10 |
| Útiles de oficina | 5 | 5 | 5 | 5 |
| TOTAL | 100 | 100 | 100 | 100 |
Presupuesto de gastos de ventas
Los gastos de ventas son los gastos de la empresa relacionados con las actividades de comercialización de los productos, tales como los gastos laborales de los vendedores, la promoción y la publicidad, los empaques, el transporte, el almacenamiento, etc.
El presupuesto de gastos de ventas muestra el importe de los gastos de ventas que la empresa espera tener para un periodo de tiempo determinado.
Para hacer el presupuesto de gastos de ventas necesitamos el pronóstico de los gastos de ventas de la empresa.
Un ejemplo de un presupuesto de gastos de ventas es el siguiente:
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Remuneraciones | 40 | 40 | 40 | 40 |
| Comisiones | 5 | 5 | 5 | 5 |
| Fletes | 5 | 5 | 5 | 5 |
| Promoción y publicidad | 20 | 20 | 20 | 20 |
| TOTAL | 70 | 70 | 70 | 70 |
Presupuesto de efectivo
El presupuesto de efectivo (también conocido como flujo de caja proyectado) muestra los ingresos y egresos de efectivo que la empresa espera tener para un periodo de tiempo determinado.
A diferencia del presupuesto operativo (el cual veremos a continuación), el presupuesto de efectivo muestra el dinero que realmente ingresará o saldrá de la empresa, independientemente del momento en que se realizarán las ventas o las compras.
Para elaborar el presupuesto de efectivo necesitamos todos los demás presupuestos de la empresa que muestren ingresos o egresos de efectivo.
Un ejemplo de un presupuesto de efectivo es el siguiente:
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| INGRESOS | ||||
| Cuentas por cobrar | 1200 | 2120 | 2332 | 2565.20 |
| TOTAL INGRESOS | 1200 | 2120 | 2332 | 2565.20 |
| EGRESOS | ||||
| Cuentas por pagar | 700 | 1470 | 1617 | 1778.70 |
| Gastos administrativos | 100 | 100 | 100 | 100 |
| Gastos de ventas | 70 | 70 | 70 | 70 |
| Pago de impuestos | 8.30 | 9.50 | 10.82 | 12.27 |
| TOTAL EGRESOS | 878.30 | 1649.50 | 1797.82 | 1960.97 |
| FLUJO DE CAJA | 321.70 | 470.50 | 534.18 | 604.23 |
Presupuesto operativo
El presupuesto operativo (también conocido como estado de resultados proyectado) muestra los ingresos y gastos que la empresa espera tener para un periodo de tiempo determinado.
A diferencia del presupuesto de efectivo, el presupuesto operativo muestra los ingresos y gastos de la empresa en el momento en que se producirán, independientemente del momento en que se harán efectivos los cobros o los pagos.
Para elaborar el presupuesto operativo necesitamos el presupuesto de ventas y todos los demás presupuestos de la empresa que muestres ingresos o gastos.
Un ejemplo de un presupuesto operativo es el siguiente:
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Ventas | 2000 | 2200 | 2420 | 2662 |
| Costo de ventas | 1400 | 1540 | 1694 | 1863.40 |
| UTILIDAD BRUTA | 600 | 660 | 726 | 798.60 |
| Gastos administrativos | 100 | 100 | 100 | 100 |
| Gastos de ventas | 70 | 70 | 70 | 70 |
| Depreciación | 15 | 15 | 15 | 15 |
| UTILIDAD ANTES DE IMP. | 415 | 475 | 541 | 613.60 |
| Impuestos (2%) | 8.30 | 9.50 | 10.82 | 12.27 |
| UTILIDAD NETA | 406.70 | 465.50 | 530.18 | 601.33 |
¿Qué es el presupuesto maestro y cómo hacer uno?
Para un mejor uso de los presupuestos de una empresa y poder apreciar mejor la relación que tienen entre sí, estos se suelen presentar en conjunto en lo que se conoce como el presupuesto maestro o sistema presupuestal.
El presupuesto maestro empieza siempre con el presupuesto de ventas, que es el presupuesto base a partir del cual se elaboran todos los demás presupuestos.
Luego suele continuar con el presupuesto de cobros, el de producción (en el caso de una empresa productora) o el de compras (en el caso de una empresa comercializadora o de servicios), el de requerimiento de materia prima (en el caso de una empresa productora), el de pagos, el de gastos, y el del pago de la deuda.
El presupuesto maestro o sistema presupuestal es un documento que muestra todos los demás presupuestos de una empresa.
Y luego suele culminar con el presupuesto de efectivo (flujo de caja proyectado), el presupuesto operativo (estado de resultados proyectado), y el presupuesto del balance (balance proyectado).
Veamos a continuación un ejemplo de cómo hacer un presupuesto maestro:
Supongamos que queremos presupuestar las operaciones de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos) para el periodo de los cuatro primeros meses del ejercicio, para lo cual tomamos en consideración los datos del año pasado y los siguientes datos u objetivos previstos:
- se proyectan vender 100 unidades mensuales, las cuales incrementarán en un 10% cada mes.
- el precio de venta de cada producto es de US$20.
- el 60% de las ventas es al contado y el saldo al crédito a 30 días.
- las compras son equivalentes a las ventas.
- el 50% de las compras es al contado y el 50% al crédito a 30 días.
- el precio de compra del producto es de US$14.
- se estiman los siguientes gastos administrativos mensuales:
- remuneraciones del personal del área administrativa: US$50
- alquiler del local: US$20
- seguros: US$5
- limpieza y mantenimiento: US$10
- servicios básicos: US$10
- útiles de oficina: US$5
- se estiman los siguientes gastos de ventas mensuales:
- remuneraciones del personal del área de ventas: US$40
- comisiones: US$5
- fletes: US$5
- promoción y publicidad: US$20
- se cuenta con mobiliario y equipo de cómputo, los cuales tienen una depreciación mensual de US$10 y US$5 respectivamente.
- el pago de impuestos corresponde al 2% de la utilidad disponible.
En primer lugar elaboramos el presupuesto de ventas:
1. Presupuesto de ventas
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Unidades | 100 | 110 | 121 | 133 |
| Precio de venta | 20 | 20 | 20 | 20 |
| TOTAL | 2000 | 2200 | 2420 | 2662 |
Nota: las ventas empiezan en 100 unidades en enero y luego aumentan en un 10% cada mes.
2. Presupuesto de cobros
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Contado (60%) | 1200 | 1320 | 1452 | 1597.20 |
| Crédito (40%) | 800 | 880 | 968 | |
| TOTAL | 1200 | 2120 | 2332 | 2565.20 |
Nota: de las ventas de US$2 000 de enero, se cobra US$1 200 (60%) al contado, y US$800 (40%) al mes siguiente (crédito a 30 días).
3. Presupuesto de compras
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Unidades | 100 | 110 | 121 | 133 |
| Precio de compra | 14 | 14 | 14 | 14 |
| TOTAL | 1400 | 1540 | 1694 | 1863.40 |
Nota: cada mes se compra la misma cantidad que se vende (no hay inventario final).
4. Presupuesto de pagos
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Contado (50%) | 700 | 770 | 847 | 931.70 |
| Crédito (50%) | 700 | 770 | 847 | |
| TOTAL | 700 | 1470 | 1617 | 1778.70 |
Nota: de las compras de US$1 400 de enero, se paga US$700 (50%) al contado, y US$700 (50%) al mes siguiente (crédito a 30 días).
5. Presupuestos de gastos administrativos
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Remuneraciones | 50 | 50 | 50 | 50 |
| Alquiler del local | 20 | 20 | 20 | 20 |
| Seguros | 5 | 5 | 5 | 5 |
| Limpieza y mantenimiento | 10 | 10 | 10 | 10 |
| Servicios básicos | 10 | 10 | 10 | 10 |
| Útiles de oficina | 5 | 5 | 5 | 5 |
| TOTAL | 100 | 100 | 100 | 100 |
6. Presupuestos de gastos de ventas
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Remuneraciones | 40 | 40 | 40 | 40 |
| Comisiones | 5 | 5 | 5 | 5 |
| Fletes | 5 | 5 | 5 | 5 |
| Promoción y publicidad | 20 | 20 | 20 | 20 |
| TOTAL | 70 | 70 | 70 | 70 |
7. Depreciación
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Mobiliario | 10 | 10 | 10 | 10 |
| Cómputo | 5 | 5 | 5 | 5 |
| TOTAL | 15 | 15 | 15 | 15 |
8. Presupuesto de efectivo (flujo de caja proyectado)
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| INGRESOS | ||||
| Cuentas por cobrar | 1200 | 2120 | 2332 | 2565.20 |
| TOTAL INGRESOS | 1200 | 2120 | 2332 | 2565.20 |
| EGRESOS | ||||
| Cuentas por pagar | 700 | 1470 | 1617 | 1778.70 |
| Gastos administrativos | 100 | 100 | 100 | 100 |
| Gastos de ventas | 70 | 70 | 70 | 70 |
| Pago de impuestos | 8.30 | 9.50 | 10.82 | 12.27 |
| TOTAL EGRESOS | 878.30 | 1649.50 | 1797.82 | 1960.97 |
| FLUJO DE CAJA | 321.70 | 470.50 | 534.18 | 604.23 |
9. Presupuesto operativo (estado de resultados proyectado)
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Ventas | 2000 | 2200 | 2420 | 2662 |
| Costo de ventas | 1400 | 1540 | 1694 | 1863.40 |
| UTILIDAD BRUTA | 600 | 660 | 726 | 798.60 |
| Gastos administrativos | 100 | 100 | 100 | 100 |
| Gastos de ventas | 70 | 70 | 70 | 70 |
| Depreciación | 15 | 15 | 15 | 15 |
| UTILIDAD ANTES DE IMP. | 415 | 475 | 541 | 613.60 |
| Impuestos (2%) | 8.30 | 9.50 | 10.82 | 12.27 |
| UTILIDAD NETA | 406.70 | 465.50 | 530.18 | 601.33 |