Fuentes de información: qué son y cuáles son las principales

En el mundo globalizado en el que vivimos, acceder a diversas fuentes de información confiables es fundamental para la toma de decisiones de toda empresa.

Las fuentes de información son medios o recursos a través de los cuales se puede obtener información que es generada o recopilada por personas, empresas, instituciones y otras entidades.

Estas fuentes varían ampliamente y se presentan en diferentes formas, pudiendo ir desde consumidores, trabajadores y empresarios, hasta libros, artículos, sitios web, informes y publicaciones.

Las empresas acceden a las fuentes de información para obtener información que les ayude en la toma de decisiones, y que suele variar dependiendo del nivel de la empresa que la requiera:

• en el nivel superior (conformado por directivos, gerentes, etc.) se suele requerir información necesaria para el diseño de estrategias que determinen el rumbo de la empresa, o que permitan su expansión (se suele requerir información específica y puntual).
• en el nivel medio (conformado por jefes de área, administradores, etc.) se suele requerir información necesaria para el diseño de estrategias comerciales (se suele requerir información más detallada que en el nivel anterior).
• en el nivel operativo (conformado por operarios, vendedores, etc.) se suele requerir información necesaria para la ejecución de tareas (se suele requerir información más detallada que en el nivel anterior).

Algo importante en cuanto a las fuentes de información, es que no todas son confiables, por lo que al momento de evaluar una es importante considerar su autoridad, reputación e imparcialidad, si es que se quiere garantizar la validez y la objetividad de la información.

Asimismo, siempre es recomendable utilizar varias fuentes de información y no solo una, para obtener una visión más completa o una mejor perspectiva.

Tipos de fuentes de información

Las fuentes de información básicamente se clasifican según la relación que la información tiene con la empresa en internas y externas, y según su originalidad en primarias y secundarias.

Fuentes internas

Las fuentes internas son aquellas que se generan o se encuentran dentro de la empresa.

Estas fuentes incluyen bases de datos internas (por ejemplo, aquellas que permiten obtener información referente a los clientes), estados financieros (por ejemplo, aquellos que permiten obtener información sobre la situación financiera de la empresa), registros de inventarios, registros de ventas, registros de costos, informes y personal de la empresa.

Las fuentes internas suelen ser confiables y accesibles, por lo que suelen ser las más utilizadas en una empresa.

Fuentes externas

Las fuentes externas son aquellas que se generan o se encuentran fuera de la empresa.

Estas fuentes incluyen Internet (por ejemplo, páginas web de organismos gubernamentales, y páginas web de la competencia), oficinas de gobierno, locales de la competencia, proveedores, distribuidores, clientes, libros, diarios, revistas, artículos y publicaciones externas (por ejemplo, aquellas en donde se puede obtener información referente a estadísticas, tendencias y preferencias de los consumidores).

Las fuentes externas permiten tener una mejor perspectiva, y obtener datos que la empresa no posee internamente.

Fuentes primarias

Las fuentes primarias son aquellas que brindan información o datos de “primera mano”; es decir, información que se obtiene directamente por parte de la empresa.

Estas fuentes incluyen personas encuestadas, entrevistadas o sondeadas para una investigación de mercado, personal de la empresa, registros de ventas y vendedores.

Las fuentes primarias ofrecen una visión directa de los hechos, por lo que suelen ser más confiables que las secundarias, pero también más costosas.

Lo recomendable es utilizarlas cuando no existen fuentes secundarias, o cuando la información que brindan estas últimas es insuficiente o inadecuada.

Fuentes secundarias

Las fuentes secundarias son aquellas que brindan información o datos que ya han sido publicados o recolectados para propósitos diferentes al actual.

Estas fuentes incluyen bases de datos de la empresa, bases de datos comerciales, entidades gubernamentales, asociaciones, cámaras de comercio, institutos de estadística, universidades, centros de investigación, ferias comerciales, bibliotecas, libros, diarios, revistas y publicaciones.

Las fuentes secundarias, por lo general, son menos confiables que las primarias, pero también menos costosas y más fáciles de encontrar, por lo que lo recomendable es siempre buscarlas antes.