El presupuesto de efectivo
Conoce la definición del presupuesto de efectivo o flujo de caja proyectado, cuál es su importancia, y cómo hacer uno fácilmente.
El presupuesto de efectivo, también conocido como flujo de caja proyectado, es un presupuesto que muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de efectivo (dinero en efectivo) de una empresa para un periodo de tiempo determinado.
La importancia del presupuesto de efectivo es que nos permite prever la futura disponibilidad del efectivo (saber si vamos a tener un déficit o un excedente de efectivo) y así, en base a ello, poder tomar decisiones, por ejemplo:
Si prevemos que vamos a tener un déficit o va a ser necesario contar con un mayor efectivo, podríamos, por ejemplo:
- solicitar oportunamente un financiamiento.
- solicitar el refinanciamiento de una deuda.
- solicitar un crédito comercial (pagar las compras al crédito en vez de al contado) o, en todo caso, solicitar un mayor crédito.
- cobrar al contado y ya no al crédito o, en todo caso, otorgar uno menor crédito.
Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podríamos, por ejemplo:
- invertirlo en la adquisición de nueva maquinaria o nuevos equipos.
- invertirlo en la adquisición de mayor mercadería.
- invertirlo en la expansión del negocio.
- usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por ejemplo, invertirlo en acciones.
Por otro lado, el presupuesto de efectivo nos permite conocer el futuro escenario de un proyecto o negocio: saber si el futuro proyecto o negocio será rentable (cuando los futuros ingresos son mayores que los futuros egresos), o saber si seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída.
Información que podríamos presentar a terceros, por ejemplo, al querer demostrar la rentabilidad del futuro negocio (por ejemplo, ante potenciales inversionistas), o al querer demostrar que seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída (por ejemplo, al solicitar un préstamo a alguna entidad financiera).
Cómo elaborar un presupuesto de efectivo
Para elaborar un presupuesto de efectivo es necesario contar con los demás presupuestos de la empresa; sin embargo, veamos a continuación un ejemplo de cómo elaborar uno al contar con la siguiente información:
Supongamos que debemos elaborar el presupuesto de efectivo de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos) para el periodo de los cuatro primeros meses del año. Los datos que tenemos son los siguientes:
- se pronostica ventas de 300 unidades para el mes enero y un aumento del 10% a partir de febrero.
- el precio de venta es de US$20.
- el cobro de las ventas se realiza el 60% al contado y el 40% al crédito a 30 días.
- se pronostica compras de mercadería de 310 unidades para el mes de enero y un aumento del 10% a partir de febrero.
- el precio de compra es de US$15.
- los proveedores permiten pagar la mercadería el 50% al contado y el 50% restante a crédito a 30 días.
- se estiman gastos por remuneraciones del personal administrativo, alquileres, seguros y servicios por US$250 mensuales (gastos administrativos).
- se estiman gastos por remuneraciones del personal de ventas, comisiones, promoción y publicidad por US$230 mensuales (gastos de ventas).
- el negocio cuenta con mobiliario y equipo que se deprecia en US$50 al mes.
- se obtiene un préstamo por US$2 100 el cual debe ser pagado a partir de febrero en amortizaciones constantes de US$700 e intereses de US$504 en febrero, US$336 en mazo, y US$168 en abril.
- el pago por impuestos por concepto de renta es del 2% de la utilidad disponible.
Para este ejemplo, antes de elaborar el presupuesto de efectivo, es necesario elaborar los presupuestos de ventas y cobros, ya que las ventas no se cobran el mismo mes en que se realizan, sino que se cobran un 60% en el mes que se realizan y el 40% restante al mes siguiente, y el presupuesto de efectivo muestra el efectivo que realmente ingresa o sale de la empresa.
Presupuesto de ventas
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Unidades | 300 | 330 | 363 | 399 |
| Precio de venta | 20 | 20 | 20 | 20 |
| TOTAL | 6000 | 6600 | 7260 | 7986 |
Nota: las ventas empiezan en 300 unidades en enero y luego tiene un aumento constante del 10%.
Presupuesto de cobros
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Contado (60%) | 3600 | 3960 | 4356 | 4791.60 |
| Crédito a 30 días (40%) | 2400 | 2640 | 2904 | |
| TOTAL | 3600 | 6360 | 6996 | 7695.60 |
Nota: de las ventas de US$6 000 hechas en enero, cobramos el 60% (US$3 600) al contado y el 40% (US$2 400) al crédito a 30 días; lo mismo para los demás meses.
Una vez elaborados los presupuestos de ventas y cobros, debemos elaborar los presupuestos de compras y pagos, ya que, igualmente, las compras no se pagan el mismo mes en que se realizan, sino que se pagan un 50% en el mes que se realizan y el 50% restante al mes siguiente.
Presupuesto de compras
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Unidades | 310 | 341 | 375 | 413 |
| Precio de compra | 15 | 15 | 15 | 15 |
| TOTAL | 4650 | 5115 | 5626.50 | 6189.15 |
Nota: las compras empiezan en 310 unidades en enero y luego tienen un aumento constante del 10%.
Presupuesto de pagos
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Contado (50%) | 2325 | 2557.50 | 2813.25 | 3094.58 |
| Crédito a 30 días (50%) | 2325 | 2557.50 | 2813.25 | |
| TOTAL | 2325 | 4882.50 | 5370.75 | 5907.83 |
Nota: de las compras de US$4 650 hechas en enero, pagamos el 50% (US$2 325) al contado y el 50% restante (US$ 2 325) al crédito al crédito a 30 días; lo mismo para los demás meses.
Una vez elaborados los presupuestos de compras y pagos, pasamos a elaborar el presupuesto operativo (estado de resultados proyectado), ya que es necesario determinar el monto que se debe pagar por concepto de impuestos.
Presupuesto operativo
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Ventas | 6000 | 6600 | 7260 | 7986 |
| Costo de ventas | 4650 | 5115 | 5626.50 | 6189.15 |
| UTILIDAD BRUTA | 1350 | 1485 | 1633.50 | 1796.85 |
| Gastos administrativos | 250 | 250 | 250 | 250 |
| Gastos de ventas | 230 | 230 | 230 | 230 |
| Depreciación | 50 | 50 | 50 | 50 |
| UTILIDAD OPERATIVA | 820 | 955 | 1103.50 | 1266.85 |
| Intereses | 504 | 336 | 168 | |
| UTILIDAD ANTES DE IMP. | 820 | 451 | 767.50 | 1098.85 |
| Impuestos (2%) | 16.40 | 9.02 | 15.35 | 21.98 |
| UTILIDAD NETA | 803.60 | 441.98 | 752.15 | 1076.87 |
Y, finalmente, asegurándonos de contar con toda la información necesaria, pasamos a elaborar el presupuesto de efectivo.
Presupuesto de efectivo
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| INGRESOS | ||||
| Cuentas por cobrar | 3600 | 6360 | 6996 | 7695.60 |
| Préstamos | 2100 | |||
| TOTAL INGRESOS | 5700 | 6360 | 6996 | 7695.60 |
| EGRESOS | ||||
| Cuentas por pagar | 2325 | 4882.50 | 5370.75 | 5907.83 |
| Gastos administrativos | 250 | 250 | 250 | 250 |
| Gastos de ventas | 230 | 230 | 230 | 230 |
| Pago de impuestos | 16.40 | 9.02 | 15.35 | 21.98 |
| TOTAL EGRESOS | 2821.40 | 5371.52 | 5866.10 | 6409.80 |
| FLUJO DE CAJA ECONÓMICO | 2878.60 | 988.48 | 1129.90 | 1285.80 |
| Amortización | 700 | 700 | 700 | |
| Intereses | 504 | 336 | 168 | |
| FLUJO DE CAJA FINANCIERO | 2878.60 | -215.52 | 93.90 | 417.80 |
Puedes encontrar otro ejemplo de cómo hacer un presupuesto de efectivo o flujo de caja en: Qué es un flujo de caja y cómo hacer uno y Los presupuestos de una empresa.