¿Qué es la contabilidad? (definición, importancia y proceso contable)
Conoce la definición de la contabilidad, cuál es su importancia, y cuáles son las etapas que conforman el proceso contable.
Llevar la contabilidad de una empresa, sobre todo hoy en día en donde existe una gran variedad de programas contables que nos ayudan con esta tarea, es algo que cualquier emprendedor o empresario puede hacer.
Sin embargo, aun cuando se trate de un negocio pequeño, lo recomendable es contratar los servicios de un contador que se encargue de esta tarea y así, entre otras cosas, evitar problemas al momento de declarar los impuestos, y poder concentrarnos en otras funciones de la empresa.
Pero lo que sí debemos hacer como dueños de una empresa es tener bien en claro el concepto de la contabilidad y saber cómo funciona y así, entre otras cosas, tener el control de las operaciones dinerarias que se presentan diariamente en nuestra empresa.
En este artículo no te diremos cómo llevar la contabilidad de una empresa (lo cual no se puede enseñar en un artículo), pero sí te daremos una definición clara de la contabilidad, te diremos cuál es su importancia, y te mostraremos las etapas que conforman su proceso de tal manera que entiendas su funcionamiento.
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad es el proceso a través del cual se registran, clasifican y resumen las diversas operaciones dinerarias que se presentan diariamente en una empresa, tales como las compras, las ventas y los pagos.
La contabilidad tiene como objetivo registrar todas las operaciones dinerarias de la empresa y, en base a este registro, presentar información económica y financiera de la empresa de manera estructurada.
El proceso de la contabilidad o proceso contable empieza con el registro de las operaciones dinerarias de la empresa en el libro diario, continúa con su clasificación en el libro mayor, y culmina con la elaboración de los estados financieros, especialmente, del balance general y el estado de resultados.
Para tener en claro el concepto de la contabilidad y entender su funcionamiento es necesario conocer el elemento básico de la contabilidad: las cuentas contables.
Las cuentas contables son cuentas que agrupan las diversas operaciones dinerarias de la empresa y que, por lo tanto, nos permiten clasificarlas. Estas se dividen en cuentas del balance general y cuentas de ingresos y gastos:
Cuentas del balance general
Las cuentas del balance general son cuentas cuyos saldos se registran en el balance general. Estas a su vez se dividen en cuentas del activo, cuentas del pasivo y cuentas del patrimonio:
- Cuentas del activo: cuentas que agrupan las operaciones dinerarias relacionadas con el activo (bienes y derechos de cobro) de la empresa. Algunas cuentas del activo son «caja y bancos», «clientes» y «existencias».
- Cuentas del pasivo: cuentas que agrupan las operaciones dinerarias relacionadas con el pasivo (obligaciones y deudas) de la empresa. Algunas cuentas del pasivo son «proveedores», «créditos a corto plazo» y «créditos a largo plazo».
- Cuentas del patrimonio: cuentas que agrupan las operaciones dinerarias relacionadas con el patrimonio (capital y utilidades) de la empresa. Algunas cuentas del patrimonio son «capital», «reservas» y «utilidades».
Cuentas de ingresos y gastos
Las cuentas de ingresos y gastos son cuentas cuyos saldos se registran en el estado de resultados. Estas se dividen en cuentas de ingresos y cuentas de gastos:
- Cuentas de ingresos: cuentas que agrupan las operaciones dinerarias relacionadas con los ingresos de la empresa. Algunas cuentas de ingresos son «ventas», «dividendos percibidos» e «ingresos financieros».
- Cuentas de gastos: cuentas que agrupan las operaciones dinerarias relacionadas con los gastos de la empresa. Algunas cuentas de gastos son «costo de ventas», «gastos de personal» y «gastos financieros».
* ten en cuenta que los nombres de las cuentas contables varían de acuerdo a las normas contables de cada país, y que puedes encontrar estas en el plan contable respectivo.
¿Cuál es la importancia de la contabilidad?
Algunas personas suelen pensar que la contabilidad se realiza simplemente con el fin de calcular los impuestos que la empresa debe pagar; pero lo cierto es que la importancia de la contabilidad va mucho más allá de ello.
Además de ayudarnos a calcular nuestros impuestos, la contabilidad nos permite obtener de manera ordenada y estructurada información económica y financiera de la empresa, tal como los activos, los pasivos y el patrimonio con los que cuenta, y los ingresos, los gastos y las utilidades que ha tenido, y así poder analizar esta información y, en base a este análisis, poder tomar decisiones.
Pero además de permitirnos utilizar esta información con motivos internos, la contabilidad también nos permite presentar esta información a terceros tales como:
- Socios potenciales o inversionistas: por ejemplo, para convencerlos de que se asocien con nosotros o inviertan en nuestra empresa.
- Bancos, entidades financieras o prestamistas: por ejemplo, para convencerlos de que nos otorguen un crédito o préstamo que nos ayude a hacer crecer nuestra empresa.
- Accionistas: por ejemplo, para mostrarles cómo se va desempeñando económica y financieramente nuestra empresa.
- Proveedores: por ejemplo, para convencerlos de que nos otorguen créditos.
- Consultores o asesores: por ejemplo, para ayudarlos a que nos asesoren o aconsejen sobre nuestra empresa.
- Entidades gubernamentales: por ejemplo, al momento de declarar nuestros impuestos (en este caso la contabilidad tiene carácter obligatorio).
¿Cuáles son las etapas del proceso contable?
Tal como mencionamos anteriormente, el proceso contable empieza con el registro de las operaciones dinerarias de la empresa en el libro diario, continúa con su clasificación en el libro mayor, y culmina con la elaboración de los estados financieros.
Veamos a continuación un resumen de las etapas que conforman el proceso contable:
1. Libro diario
El proceso contable empieza con el registro de las operaciones dinerarias de la empresa en el libro diario.
En este libro vamos registrando o contabilizamos en orden cronológico todas las operaciones dinerarias que se van presentando en la empresa.
Cada operación dineraria que se registra en el libro diario origina un apunte (conocido como asiento contable) que se caracteriza por tener una doble entrada: en la parte de la izquierda (conocida como debe) se recoge el destino que se les da a los fondos, y en la parte de la derecha (conocida como haber) se recoge el origen de dichos fondos.
Por ejemplo, si una empresa obtiene un préstamo de US$10 000 del banco, esta operación genera el siguiente asiento contable en el libro diario:
| 10 000 Créditos |
En la parte de la izquierda (debe) se registra US$10 000 correspondientes a la cuenta contable «caja» ya que el dinero de la operación ingresa a la «caja» de la empresa (destino de fondos), y en la parte de la derecha (haber) se registra igualmente US$10 000 correspondientes a la cuenta «créditos» ya que el dinero de la operación proviene de un crédito bancario (origen de fondos).
Si luego la empresa adquiere maquinaria por US$2 000, esta operación genera el siguiente asiento:
| 2 000 Caja |
En el debe se registra US$2 000 correspondientes a la cuenta «maquinaria» ya que el dinero de la operación se destina a la compra de maquinaria, y en el haber se registra igualmente US$2 000 correspondientes a la cuenta «caja» ya que el dinero de la operación proviene de la «caja» de la empresa.
Y si luego se realizan las siguientes operaciones:
- se aporta un capital de US$3 000 a la empresa.
- se venden productos por US$1 900.
- se paga US$1 200 a los trabajadores.
- se paga US$300 de intereses por el préstamo adquirido.
Estas operaciones generan los siguientes asientos contables:
| 3 000 Capital |
| 1 900 Ventas |
| 1 200 Caja |
| 300 Caja |
2. Libro mayor
La segunda etapa del proceso de la contabilidad consiste en registrar en el libro mayor todas las cuentas y operaciones dinerarias que se han registrado previamente en el libro diario.
El libro mayor también está conformado por asientos contables, pero con la diferencia de que cada asiento está dedicado a una cuenta contable que ha tenido movimiento en el libro diario, y se divide en dos columnas: la columna de la izquierda (debe) en donde se registran los apuntes en el debe que ha tenido la cuenta en el libro diario, y la columna de la derecha (haber) en donde se registran los apuntes en el haber que ha tenido.
En esta segunda etapa vamos creando en el libro mayor asientos para cada una de las cuentas que aparecen en el libro diario, y luego registrando las operaciones dinerarias que también aparecen en el libro diario en el asiento de la cuenta a la que pertenecen, ya sea en la columna del debe o la columna del haber.
Por ejemplo, los asientos que registramos anteriormente en nuestro libro diario:
| 10 000 Créditos |
| 2 000 Caja |
| 3 000 Capital |
| 1 900 Ventas |
| 1 200 Caja |
| 300 Caja |
Generan los siguientes asientos en el libro mayor:
Caja
| Debe | Haber |
| 10 000 | 2 000 |
| 3 000 | 1 200 |
| 1 900 | 300 |
Créditos
| Debe | Haber |
| 10 000 |
Maquinaria
| Debe | Haber |
| 2 000 |
Capital
| Debe | Haber |
| 3 000 |
Ventas
| Debe | Haber |
| 1 900 |
Gastos de personal
| Debe | Haber |
| 1 200 |
Gastos financieros
| Debe | Haber |
| 300 |
3. Estado de resultados
La siguiente etapa del proceso contable consiste en elaborar los estados financieros de la empresa.
Para elaborar el estado de resultados acudimos al libro mayor, calculamos los saldos de todas las cuentas contables pertenecientes al estado de resultados (las cuentas de ingresos y las cuentas de gastos), y los resultados de dichos saldos los registramos en el formato de nuestro estado de resultados.
Por ejemplo, los saldos de las cuentas de ingresos y gastos que registramos previamente en nuestro libro mayor son:
Ventas
| Debe | Haber |
| 1 900 | |
| Saldo … 1 900 |
Gastos de personal
| Debe | Haber |
| 1 200 | |
| Saldo … 1 200 |
Gastos financieros
| Debe | Haber |
| 300 | |
| Saldo … 300 |
Por lo que nuestro estado de resultados es el siguiente:
| Ventas | 1 900 |
| (-) Gastos de personal | 1 200 |
| (-) Gatos financieros | 300 |
| UTILIDAD NETA | 400 |
4. Balance general
Finalmente, una vez que hemos elaborado el estado de resultados, procedemos a elaborar el balance general.
Para ello acudimos nuevamente al libro mayor, calculamos los saldos de las cuentas pertenecientes al balance general (cuentas del activo, cuentas del pasivo, y cuentas del patrimonio), y los resultados de dichos saldos los registramos en el formato de nuestro balance general.
En la columna de la izquierda registramos los saldos de las cuentas del activo, y en la columna de la derecha registramos los saldos de las cuentas pertenecientes al pasivo y las cuentas pertenecientes al patrimonio.
Por ejemplo, los saldos de las cuentas del balance general que registramos previamente en nuestro libro mayor son:
Caja
| Debe | Haber |
| 10 000 | 2 000 |
| 3 000 | 1 200 |
| 1 900 | 300 |
| Saldo … 11 400 |
Créditos
| Debe | Haber |
| 10 000 | |
| Saldo … 10 000 |
Maquinaria
| Debe | Haber |
| 2 000 | |
| Saldo … 2 000 |
Capital
| Debe | Haber |
| 3 000 | |
| Saldo … 3 000 |
Por lo que nuestro balance general es el siguiente:
| ACTIVO | PASIVO | ||
| Caja | 11 400 | Créditos | 10 000 |
| Maquinaria | 2 000 | ||
| PATRIMONIO | |||
| Capital | 3 000 | ||
| Utilidades | 400 | ||
| TOTAL ACTIVO | 13 400 | TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO | 13 400 |
* el saldo de la cuenta «utilidades» proviene del estado de resultados.
* ten en cuenta que, como en todo balance general, el total del activo debe ser igual al total del pasivo y patrimonio.
Notas finales
Llevar la contabilidad de una empresa es algo que cualquier emprendedor o empresario puede hacer; sin embargo, lo recomendable es encargar esta tarea a un contador profesional.
En este artículo te hemos dado la definición de la contabilidad, te hemos dicho cuál es su importancia, y te hemos mostrado las etapas que conforman su proceso, de tal manera que puedas entender su funcionamiento.
En próximas actualizaciones estaremos agregando más contenido que incluirá, entre otras cosas, más ejemplos del desarrollo de las etapas que conforman el proceso contable.
quisiera saber como puedo empezar un contabilidad para mi negocio y quisiera que me dean un ejemplo.
hola, trabajo en una escuela de computacion y no sabemos como llevar la contabilidad, sin tener que asistir con un contador, la queremos llevar nosotras aqui, pero no sabemos como, nos pudiera ayudar porfavor
hola,me gustaria saber como llevar la contabildad a unos apartamentos.
quiero saber como llevo la contabilidad de mi licorera ,quiero que me den un ejemplo para saber las entradas y las salidas y asi poder saber las ganancias que quedan.
tengo un kiosquito y quisiera saber como hacer para saber las ganancias porque me vuelvo loca haciendo cuentas y nunca me dan muchas gracias
Tengo un pequeño negocio de ciber y en el vendo articulos de computacion,como puedo llevar la contabilidad y hacer el cierre el fin de mes y ver las ganancias. gracias
Hola quisiera saber como puedo empezar a llevar la contabilidad para mi negocio se trata de venta de quesos e imsumos para para panaderias y amas de casa que requieren de estos productos. y quisiera que meden un ejemplo para saber mis utilidades
Hola soy revendedora de alhajas, me gustaria saber como tengo que hacer para saber mis ganancias ya que doy a pagar en cuotas.
gracias
hola: proximamente comenzare mi negocio y necesito ideas de como administrarlo para saber que ganancias o perdidas estare teniendo.
gracias
Hola..quisiera saber como llevo la contabilidad de los productos que vendo.. costo,ganancia,precio venta y stock. gracias.
Tengo un negocio, receptoria de avisos en prensa como puedo llevar la contabilidad yo mismo.
hola,tengo una pequeña escuela y quisiera saber como llevar la contabilidad y poder administrar mis ingresos y egresos,gracias.
hola ruben para que lleves la contabilidad de tu negocio solo es necesario tener un cuaderno en el cual se denomina libro fiscal o diario y es sencillo en cualquier cuaderno o en un computador con excel apunta en una columna fecha, en otra el detalle, entradas, salidas y saldo de dineros.asi
fecha detalle entradas salidas saldo
0701010 inicio 400
0801010 compraxxx 100 300
0901010 ventaxxx 500 800
ese es el modelo y la forma de llevarlo trazale unas lines divisoras verticales para darle un mayor orden si te gusto escribe al correo nachopr5@yahoo.es el asunto escribe asesoria contable.
Estamos por aperturar una escuela preparatoria particular, estamos inscritos en hacienda y tenemos la autorizacion d ela sep.
Como puedo llehar lacontabilidad o que controles administrativos tengo que llevar ???
agradezco tu atencion y apoyo
saludos
hola quiero montar un negocio de venta de celulares y mantenimiento de los mismos,mi pregunta es como puedo llevar una contabilidad ordenada de este porfavor si alguien puede asesorarmae se lo agradezco
buenas a todas la personas que revisan esta pagina soy contador publico colegiado trabajo independiente hago balances personales certificaciones contabilidades libros exigido por el seniat revision de los edos finacieros enter otros mi numero 0426 2126793 estoy en caracas comunicate y hablamos
Buenas noches,estoy realizando mi plan de negocio, para mi empresa de servicios en seguridad electronica, quisiera que me orienten sobre los costos y presupuestos
QUE HOJAS Y QUE PASOS DEBO SEGUIR PARA PARA HACER LA DECLARACION MENSUAL DE UN NEGOCIO. ACABO DE SALIR DE LA UNIVERSIDAD Y TENGO MUCHAS DUDAS PARA PRESENTAR LAS DECLARACIONES
para que me sirve registrarme en hacienda
buenas tardes mi nombre es lisbeth tengo un negocio de ropa y quisiera llevar mi negocio mas organizado , como llevar yo la contabilidad ok gracias
hola recien sali de la univ. y ya me ofertan empleos como el de llevar la contabilidad a un negocio de extintores— por donde comienzo diganme
para que se utiliza el libro simplificado
me podia explicar por favor
COMO LLEVO EL INVENTARIO DE MI TIENDA
uau que resultados tan buenos me salio super la tarea
buenas tardes, tengo un restaurante que empezo de abajo pero esta en un punto que necesita crecer y para poder conseguirlo creo necesitar como llevar la contabilidad del negocio para estar mas organizado y ver donde queda mi dinero y en que lo puedo invertir, gracias por su atencion.
Hola soy miri yo estoy cansada con los contadores
me sacan el dinero e igual me llegan multas automaticas por eso quisiera llevar yo mi contabilidad es una pequeña empresa de servicios rurales de siembra y cosecha tambien tengo un pequeño kiosco. y que luego me los firme algun contador. Por favor demen una idea para este drama
Un abrazo. MIri
hola de manera muy cordial necesito que me ayuden como puedo elaborar la contabilidad de mi negocio, es pequeño siempre hago inventarios pero no soy constante con los ingreso o salidas de mercancias gracias. se que su asesoria es muy valiosa para mi
hola y buenos dias quisiera saber como puedo formar un pequeño negocio. por donde debo empezar ..
curso el segundo semestre en la carrera de contaduria y se hacer balances y todo eso mi duda es como lo aplico en mi negocio??..veran tengo una papeleria y tengo un buen numero de clientes pero no se hacer nada en lo que se refiere a lo contable como facturas, como se llenan ciertos papeles,etc.. Hasta ahorita tengo a una persona que me ayuda en eso pero lo considero un gasto innecesario ya que yo podria hacer ese trabajo pero necesito un pequeño curso o consejos de como llevar los pequeños detalles de la contabilidad…gracias
hola… tengo un negocio de billar hasta ahora estoy estudiando contabilidad. pero yo se que no estoy llevando la contabilidad de mi negocio bien. que hago para poder saber que mi negocio resulta ayudenme o demen unos consejos……..
bueno, mi negocio es prestar dinero pero acabo de empezar con este, no se como hacer para llevar mis cuentas, como registrarla ni en que cuentas, me gustaría un poco de ayuda. se los agradecería.
hola tengo un negocio que hace poco lo monte y es un internet pero no se llevar la contabilidad si es posible unos concejos y unos ejemplos les agradeceria mucho gracias
Hola Jair, me gustaria saber en que ciudad estas ??. Lo primero que hay que saber es diferenciar bien un ingreso, un gasto y/o una inversion, para esos datos y valores procesarlos correctamente y al final del periodo saber si se obtuvo una ganacia o perdida.
yo estudie contabilidad publica y auditoria pero como aun no he trabajado en ninguna empresa no tengo experiencia de como llevar una contabilidad como aria para poder manejar la contabilidad de una empresa necesito ayuda o que me de buenos consejos practicos………
hola tengo una bodega y nose como llevar el control ya q son muchos productos y me paso el dia anotando lo q vendo y si cuento con un personal como lo controlo dime si hay programas de inventarios o para llevar la contabilidad gracias.
hola aun no se como llevar la parte contable con mas eficiencia de una ong, ya que soy egresada de ing. sistema. me gustaria que me ayudacen.
agradezco de antemano.
hola megustaria saber mas de eso voy a iniciar un negocio y si me gustaria saber un poco mas
Quisiera saber como llevar la contabilidad de mi empresa, para facilitarles las cosas al contador
nacesito realizar unos ejercicios de contabilidad sobre el libro diario algien me puede ayudaer
ps yo creo k hay k abrir cuentas t para k asi le de lo k necesita
Sin duda alguna, la contabilidad es una de las áreas imprescindibles en cualquier empresa. Independientemente de la situación de la empresa y de la coyuntura económica, será necesario llevar la contabilidad de la actividad de la empresa.
En Puerto Rico para más información se pueden comunicar con la gente de Excellent Accounting Professional Services, Inc al (787)747-2749.
que cuentas se usan para llevar la contabilidad de una pasteleria una microempresa
como se lleva la contabilidad de una pasteleria
Mi gente, no traten de convertirse en expertos en contabilidad e impuestos. Terminarán pagando más impuestos y todo será más trabajo. Enfóquense en su negocio. Déjele la contabilidad e impuestos a los expertos. En Puerto Rico pueden llamar a Excellent Accounting al (787)743-1200. Ellos están certificados.
hola yo tengo mi own businnes que es una bodega y necesito un poco de asesoría para poder llevar una contabilidad y a si saber cuanto de ingreso tengo al mes ………. nesecito ashuda
Hola! estimado Tony.
Leyendo este blog veo tu pregunta y me gustaría compartirte el dato de los contadores públicos que a mí me han asesorado desde hace años, dejándote sólo el solo el correo para no meter gol joseluisaleman@servicios-c.com.mx espero aún te pueda ser de utilidad.
Saludos
hola me llamo tatiana y necesito que me ayuden con la contabilidad de mi negocio que es u caus
gracias
Restaurante Sanzon, eres de Guatemala ?
En lo personal llegue a un punto que quería llevar la contabilidad de mi empresa y hasta decidí sacar una carrera, pero luego vi que no tenia tiempo y ahora simplemente reviso lo que el contador hace y lo veo de una forma mas fácil y sin complicaciones y así me doy cuenta que nada esta fuera de lo norma y cuando lo este me daré cuenta.