¿Qué es la contabilidad? (definición, importancia y proceso contable)
Llevar la contabilidad de una empresa, sobre todo hoy en día en donde existe una gran variedad de programas contables que nos ayudan con esta tarea, es algo que cualquier emprendedor o empresario puede hacer.
Sin embargo, aun cuando se trate de un negocio pequeño, lo recomendable es contratar los servicios de un contador profesional que se encargue de esta tarea y así, entre otras cosas, evitar problemas al momento de declarar los impuestos, y poder concentrarnos en otras funciones.
Pero lo que sí debemos hacer como dueños de un negocio es tener bien en claro el concepto de la contabilidad y saber cómo funciona y así, entre otras cosas, tener el control de las operaciones dinerarias que se presentan diariamente en nuestra empresa.
La contabilidad registra todas las operaciones dinerarias de una empresa y, en base a este registro, presenta información económica y financiera de manera estructurada.
En este artículo no te diremos cómo llevar la contabilidad de una empresa (lo cual no se puede enseñar en un artículo), pero sí te daremos una definición clara de la contabilidad, te diremos cuál es su importancia, y te mostraremos las etapas que conforman su proceso, de tal manera que puedas entender su funcionamiento.
En este artículo encontrarás:
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad es el proceso a través del cual se registran, clasifican y resumen las diversas operaciones dinerarias que se presentan diariamente en una empresa, tales como las compras, las ventas y los pagos.
El proceso de la contabilidad o proceso contable empieza con el registro de las operaciones dinerarias de la empresa en el libro diario, continúa con su clasificación en el libro mayor, y culmina con la elaboración de los estados financieros, especialmente, del balance general y el estado de resultados.
Para tener en claro el concepto de la contabilidad y entender su funcionamiento es necesario conocer el elemento básico de la contabilidad: las cuentas contables.
Las cuentas contables son cuentas que agrupan las diversas operaciones dinerarias de la empresa y que, por lo tanto, nos permiten clasificarlas. Estas se dividen en cuentas del balance general y cuentas de ingresos y gastos:
Cuentas del balance general
Las cuentas del balance general son cuentas cuyos saldos se registran en el balance general. Estas a su vez se dividen en cuentas del activo, cuentas del pasivo y cuentas del patrimonio:
- Cuentas del activo: cuentas que agrupan las operaciones dinerarias relacionadas con el activo (bienes y derechos de cobro) de la empresa. Algunas cuentas del activo son «caja y bancos», «clientes» y «existencias».
- Cuentas del pasivo: cuentas que agrupan las operaciones dinerarias relacionadas con el pasivo (obligaciones y deudas) de la empresa. Algunas cuentas del pasivo son «proveedores», «créditos a corto plazo» y «créditos a largo plazo».
- Cuentas del patrimonio: cuentas que agrupan las operaciones dinerarias relacionadas con el patrimonio (capital y utilidades) de la empresa. Algunas cuentas del patrimonio son «capital», «reservas» y «utilidades».
Cuentas de ingresos y gastos
Las cuentas de ingresos y gastos son cuentas cuyos saldos se registran en el estado de resultados. Estas se dividen en cuentas de ingresos y cuentas de gastos:
- Cuentas de ingresos: cuentas que agrupan las operaciones dinerarias relacionadas con los ingresos de la empresa. Algunas cuentas de ingresos son «ventas», «dividendos percibidos» e «ingresos financieros».
- Cuentas de gastos: cuentas que agrupan las operaciones dinerarias relacionadas con los gastos de la empresa. Algunas cuentas de gastos son «costo de ventas», «gastos de personal» y «gastos financieros».
* ten en cuenta que los nombres de las cuentas contables varían de acuerdo a las normas contables de cada país, y que puedes encontrar estas en el plan contable respectivo.
¿Cuál es la importancia de la contabilidad?
Algunas personas suelen pensar que la contabilidad se realiza simplemente con el fin de calcular los impuestos que la empresa debe pagar; pero lo cierto es que la importancia de la contabilidad va mucho más allá de ello.
Además de ayudarnos a calcular nuestros impuestos, la contabilidad nos permite obtener de manera ordenada y estructurada información económica y financiera de la empresa, tal como los activos, los pasivos y el patrimonio con los que cuenta, y los ingresos, los gastos y las utilidades que ha tenido, y así poder analizar esta información y, en base a este análisis, poder tomar decisiones.
Pero además de permitirnos utilizar esta información con motivos internos, la contabilidad también nos permite presentar esta información a terceros tales como:
- Socios potenciales o inversionistas: por ejemplo, para convencerlos de que se asocien con nosotros o inviertan en nuestra empresa.
- Bancos, entidades financieras o prestamistas: por ejemplo, para convencerlos de que nos otorguen un crédito o préstamo que nos ayude a hacer crecer nuestra empresa.
- Accionistas: por ejemplo, para mostrarles cómo se va desempeñando económica y financieramente nuestra empresa.
- Proveedores: por ejemplo, para convencerlos de que nos otorguen créditos.
- Consultores o asesores: por ejemplo, para ayudarlos a que nos asesoren o aconsejen sobre nuestra empresa.
- Entidades gubernamentales: por ejemplo, al momento de declarar nuestros impuestos (en este caso la contabilidad tiene carácter obligatorio).
¿Cuáles son las etapas del proceso contable?
Tal como mencionamos anteriormente, el proceso contable empieza con el registro de las operaciones dinerarias de la empresa en el libro diario, continúa con su clasificación en el libro mayor, y culmina con la elaboración de los estados financieros.
Veamos a continuación un resumen de las etapas que conforman el proceso contable:
1. Libro diario
El proceso contable empieza con el registro de las operaciones dinerarias de la empresa en el libro diario.
En este libro vamos registrando o contabilizamos en orden cronológico todas las operaciones dinerarias que se van presentando en la empresa.
Cada operación dineraria que se registra en el libro diario origina un apunte (conocido como asiento contable) que se caracteriza por tener una doble entrada: en la parte de la izquierda (conocida como debe) se recoge el destino que se les da a los fondos, y en la parte de la derecha (conocida como haber) se recoge el origen de dichos fondos.
Por ejemplo, si una empresa obtiene un préstamo de US$10 000 del banco, esta operación genera el siguiente asiento contable en el libro diario:
| 10 000 Créditos |
En la parte de la izquierda (debe) se registra US$10 000 correspondientes a la cuenta contable «caja» ya que el dinero de la operación ingresa a la «caja» de la empresa (destino de fondos), y en la parte de la derecha (haber) se registra igualmente US$10 000 correspondientes a la cuenta «créditos» ya que el dinero de la operación proviene de un crédito bancario (origen de fondos).
Si luego la empresa adquiere maquinaria por US$2 000, esta operación genera el siguiente asiento:
| 2 000 Caja |
En el debe se registra US$2 000 correspondientes a la cuenta «maquinaria» ya que el dinero de la operación se destina a la compra de maquinaria, y en el haber se registra igualmente US$2 000 correspondientes a la cuenta «caja» ya que el dinero de la operación proviene de la «caja» de la empresa.
Y si luego se realizan las siguientes operaciones:
- se aporta un capital de US$3 000 a la empresa.
- se venden productos por US$1 900.
- se paga US$1 200 a los trabajadores.
- se paga US$300 de intereses por el préstamo adquirido.
Estas operaciones generan los siguientes asientos contables:
| 3 000 Capital |
| 1 900 Ventas |
| 1 200 Caja |
| 300 Caja |
2. Libro mayor
La segunda etapa del proceso de la contabilidad consiste en registrar en el libro mayor todas las cuentas y operaciones dinerarias que se han registrado previamente en el libro diario.
El libro mayor también está conformado por asientos contables, pero con la diferencia de que cada asiento está dedicado a una cuenta contable que ha tenido movimiento en el libro diario, y se divide en dos columnas: la columna de la izquierda (debe) en donde se registran los apuntes en el debe que ha tenido la cuenta en el libro diario, y la columna de la derecha (haber) en donde se registran los apuntes en el haber que ha tenido.
En esta segunda etapa vamos creando en el libro mayor asientos para cada una de las cuentas que aparecen en el libro diario, y luego registrando las operaciones dinerarias que también aparecen en el libro diario en el asiento de la cuenta a la que pertenecen, ya sea en la columna del debe o la columna del haber.
Por ejemplo, los asientos que registramos anteriormente en nuestro libro diario:
| 10 000 Créditos |
| 2 000 Caja |
| 3 000 Capital |
| 1 900 Ventas |
| 1 200 Caja |
| 300 Caja |
Generan los siguientes asientos en el libro mayor:
Caja
| Debe | Haber |
| 10 000 | 2 000 |
| 3 000 | 1 200 |
| 1 900 | 300 |
Créditos
| Debe | Haber |
| 10 000 |
Maquinaria
| Debe | Haber |
| 2 000 |
Capital
| Debe | Haber |
| 3 000 |
Ventas
| Debe | Haber |
| 1 900 |
Gastos de personal
| Debe | Haber |
| 1 200 |
Gastos financieros
| Debe | Haber |
| 300 |
3. Estado de resultados
La siguiente etapa del proceso contable consiste en elaborar los estados financieros de la empresa.
Para elaborar el estado de resultados acudimos al libro mayor, calculamos los saldos de todas las cuentas contables pertenecientes al estado de resultados (las cuentas de ingresos y las cuentas de gastos), y los resultados de dichos saldos los registramos en el formato de nuestro estado de resultados.
Por ejemplo, los saldos de las cuentas de ingresos y gastos que registramos previamente en nuestro libro mayor son:
Ventas
| Debe | Haber |
| 1 900 | |
| Saldo … 1 900 |
Gastos de personal
| Debe | Haber |
| 1 200 | |
| Saldo … 1 200 |
Gastos financieros
| Debe | Haber |
| 300 | |
| Saldo … 300 |
Por lo que nuestro estado de resultados es el siguiente:
| Ventas | 1 900 |
| (-) Gastos de personal | 1 200 |
| (-) Gatos financieros | 300 |
| UTILIDAD NETA | 400 |
4. Balance general
Finalmente, una vez que hemos elaborado el estado de resultados, procedemos a elaborar el balance general.
Para ello acudimos nuevamente al libro mayor, calculamos los saldos de las cuentas pertenecientes al balance general (cuentas del activo, cuentas del pasivo, y cuentas del patrimonio), y los resultados de dichos saldos los registramos en el formato de nuestro balance general.
En la columna de la izquierda registramos los saldos de las cuentas del activo, y en la columna de la derecha registramos los saldos de las cuentas pertenecientes al pasivo y las cuentas pertenecientes al patrimonio.
Por ejemplo, los saldos de las cuentas del balance general que registramos previamente en nuestro libro mayor son:
Caja
| Debe | Haber |
| 10 000 | 2 000 |
| 3 000 | 1 200 |
| 1 900 | 300 |
| Saldo … 11 400 |
Créditos
| Debe | Haber |
| 10 000 | |
| Saldo … 10 000 |
Maquinaria
| Debe | Haber |
| 2 000 | |
| Saldo … 2 000 |
Capital
| Debe | Haber |
| 3 000 | |
| Saldo … 3 000 |
Por lo que nuestro balance general es el siguiente:
| ACTIVO | PASIVO | ||
| Caja | 11 400 | Créditos | 10 000 |
| Maquinaria | 2 000 | ||
| PATRIMONIO | |||
| Capital | 3 000 | ||
| Utilidades | 400 | ||
| TOTAL ACTIVO | 13 400 | TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO | 13 400 |
Nota:
- el saldo de la cuenta «utilidades» proviene del estado de resultados.
- ten en cuenta que, como en todo balance general, el total del activo debe ser igual al total del pasivo y patrimonio.