Constitución legal de empresas

La constitución legal de empresas es el proceso a través del cual una persona o un grupo de personas registran su empresa ante el gobierno con el fin de cumplir con la ley, y acceder a las diversas ventajas que presenta tener una empresa constituida legalmente.

Constituir legalmente nuestra empresa nos permite que ésta sea legalmente reconocida, que califique como sujeto de crédito, que podamos emitir comprobantes de pago, y que podamos producir, comercializar y promocionar nuestros productos o servicios con autoridad y sin restricciones.

Persona Natural o Persona Jurídica

Para constituir legalmente nuestra empresa, lo primero que debemos hacer es determinar si la vamos a constituir como Persona Natural o Persona Jurídica:

Persona Natural

Persona Natural es una persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a título personal.

Constituir nuestra empresa como Persona Natural significa que nosotros (que pasamos a ser la Persona Natural), como dueños de la empresa, asumimos todas las obligaciones de ésta.

Asumir todas las obligaciones significa que asumimos toda responsabilidad y garantizamos con todo el patrimonio que poseamos (todos los bienes que estén a nuestro nombre), las obligaciones que pueda contraer la empresa.

Por ejemplo, si la empresa quiebra y es obligada a pagar alguna deuda contraída, seremos nosotros a título personal quienes estaremos obligados a responder ante dicha deuda y, en caso de no hacerlo, nuestros bienes personales podrían ser embargados.

El tener «responsabilidad ilimitada» es la principal característica y mayor desventaja de constituir una empresa como Persona Natural.

Persona Jurídica

Persona jurídica es una empresa que ejerce derechos y cumple obligaciones a nombre de ésta.

Constituir nuestra empresa como Persona Jurídica significa que es la empresa, y no nosotros, quien adquiere y asume las obligaciones de ésta.

A diferencia de la Persona Natural, las obligaciones se limitan y están garantizadas solo con los bienes que la empresa pueda tener a su nombre (tanto capital como patrimonio).

El tener «responsabilidad limitada» es la principal característica y mayor ventaja de crear una empresa como Persona Jurídica.

Elección del tipo de empresa

Una vez que hemos determinado si vamos a constituir nuestra empresa como Persona Natural o como Persona Jurídica, pasamos a elegir el tipo de empresa o sociedad que vamos a utilizar:

Tipos de empresa como Persona Natural

Como Persona Natural solo es posible ser una Empresa Unipersonal (Persona Natural con negocio):

• Empresa Unipersonal: en este caso el propietario de la empresa asume la capacidad legal del negocio, es decir, asume las obligaciones a título personal y de forma ilimitada. Una Empresa Unipersonal tiene un solo propietario o dueño denominado micro empresario, el cual es responsable del manejo de la empresa.

Tipos de empresa como Persona Jurídica

Como Persona Jurídica es posible elegir los siguientes tipos de empresa:

• Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (E.I.R.L): En este acaso la empresa cuenta también con un solo propietario o dueño, denominado titular, pero a diferencia de lo que sucede en una Empresa Unipersonal, las obligaciones se limitan al patrimonio de la empresa. Funciona bajo una razón social y/o denominación.
• Sociedad Colectiva (S.C): empresa asociativa constituida por más de un socio, los cuales están comprometidos a participar en la gestión de la empresa con los mismos derechos y obligaciones. Obligaciones que solo se limitan al aporte de capital que hayan realizado. Funciona bajo una razón social, no tiene denominación. El capital está conformado por participaciones sociales, no tiene acciones.
• Sociedad Comanditaria o En comandita (S en C): empresa conformada por más de un socio en donde, igualmente, las obligaciones solo se limitan al patrimonio con que cuente la empresa. Funciona bajo una razón social, no tiene denominación. El capital está conformado por participaciones sociales o por acciones (Sociedad Comanditaria por acciones).
• Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L): empresa constituida por un mínimo de 2 y un máximo de 20 socios en donde, igualmente, las obligaciones se limitan al capital aportado. Funciona bajo una razón social y/o denominación. El capital está representado por participaciones (no tiene acciones) iguales, acumulables e indivisibles, las que no pueden ser incorporadas en títulos ni en valores.
• Sociedad Anónima (S.A): empresa conformada por un mínimo de 2 socios, no tiene un número máximo de socios. Funciona bajo una razón social y/o denominación. El capital está conformado por acciones, no por participaciones sociales.
• Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C): empresa constituida por un mínimo de 2 y un máximo de 20 socios. Funciona bajo una razón social y/o denominación. El capital está conformado por acciones, no por participaciones sociales.

Trámites para constituir legalmente una empresa

Una vez que hemos determinado si vamos a constituir nuestra empresa como Persona Natural o como Persona Jurídica, y elegido el tipo de empresa o sociedad que vamos a utilizar, pasamos a realizar los trámites necesarios para constituir legalmente una empresa.

Estos trámites pueden variar de acuerdo a cada país, pero como guía o referencia, tomemos en cuenta los trámites necesarios para constituir legalmente una empresa en Perú:

• Búsqueda y reserva del nombre de la empresa en Registros Públicos (solo Persona Jurídica): en primer lugar debemos acudir a la Oficina de Registros Públicos, verificar que no exista en el mercado un nombre o razón social igual o similar al que queremos para nuestra empresa, y reservarlo para que otra empresa no pueda utilizarlo.
• Elaboración de la minuta (solo Persona Jurídica): la minuta es un documento en el cual los miembros de la sociedad manifiestan su voluntad de constituir la empresa, y en donde se señalan todos los acuerdos respectivos. La minuta consta del pacto social y los estatutos, además de los insertos que se puedan adjuntar a ésta.
• Elevar minuta a escritura pública (solo Persona Jurídica): una vez redactada la minuta, debemos llevarla a una notaría para que un notario público la revise y la eleve a escritura pública. Al final, se genera la Escritura Pública, Testimonio de Sociedad o Constitución Social, que es el documento que da fe de que la minuta es legal.
• Inscribir Escritura Pública en Registros Públicos (solo Persona Jurídica): una vez que hemos obtenido la Escritura Pública, debemos llevarla a la Oficina de Registros Públicos en donde se realizarán los trámites necesarios para inscribir la empresa en los Registros Públicos. La Persona Jurídica existe a partir de su inscripción en los Registros Públicos.
• Obtención del número de RUC: El Registro Único de Contribuyentes (RUC) es lo que identifica a una persona o empresa ante la SUNAT para el pago de los impuestos. Para obtener el RUC debemos acudir a la SUNAT, llenar un formulario de justificación y esperar notificación.
• Elegir régimen tributario: en la misma SUNAT, a la vez que tramitamos la obtención del RUC, debemos determinar a qué régimen tributario nos vamos a acoger para el pago de los impuestos, ya sea al Régimen Único Simplificado (RUS), al Régimen Especial de Impuesto a la Renta (RER), o al Régimen General.
• Comprar y legalizar libros contables: en este paso compramos los libros contables necesarios dependiendo del régimen tributario al cual nos hayamos acogido y, posteriormente, los llevamos a una notaria para que sean legalizados por un notario público.
• Inscribir trabajadores en EsSalud: en este paso registramos a nuestros trabajadores ante EsSalud a través de un formulario que podemos obtener en la misma SUNAT. Este registro le permite a los trabajadores acceder a las prestaciones que otorga dicha entidad.
• Solicitud de licencia municipal: finalmente, en este paso acudimos a la municipalidad del distrito en donde va a estar ubicada físicamente nuestra empresa, y tramitamos la obtención de la licencia de funcionamiento.