¿Cómo constituir una empresa? (guía paso a paso)

Un paso importante que se debe realizar al momento de crear una empresa es formalizarla o constituirla legalmente.

Es posible crear una empresa sin necesidad de constituirla legalmente, tal como hacen algunas personas con el fin de evitar los costos y trámites que ello implica, o evitar el pago de impuestos y otras obligaciones.

Pero lo cierto es que si optamos por el camino de la informalidad, además de correr el riesgo de ser sancionados por no cumplir con los requisitos mínimos de la ley, así como de que otros utilicen nuestro nombre, nos perderíamos las diversas ventajas o beneficios que presenta tener una empresa formal o constituida legalmente.

Formalizar o constituir legalmente nuestra empresa nos permite que esta sea legalmente reconocida, calificar como sujeto de crédito, emitir comprobantes de pago, darles beneficios laborales a nuestros trabajadores, trabajar con empresas grandes y con el gobierno, proyectar una mejor imagen en el mercado, y así captar más clientes, y producir, comercializar y promocionar nuestros productos o servicios con autoridad y sin mayores restricciones.

A continuación te decimos cuáles son los pasos necesarios para formalizar o constituir legalmente una empresa.

1. Elegir persona natural o persona jurídica

Lo primero que debes hacer para constituir legalmente tu empresa es decidir si la vas a constituir como persona natural o persona jurídica.

La principal diferencia que existe entre una empresa constituida como persona natural y una constituida como persona jurídica es que si constituyes una empresa como persona natural asumes a título personal todas las obligaciones de la empresa.

Así, por ejemplo, si la empresa quiebra y es obligada a pagar alguna deuda, deberás hacerte responsable por esta, pudiendo darse el caso de que embarguen tus bienes personales si no lo haces.

Mientras que si constituyes una empresa como persona jurídica, es la empresa (y no tú) quien asume sus propias obligaciones y así, por ejemplo, si la empresa quiebra y es obligada a pagar alguna deuda, esta solo podrá ser pagada con los bienes que la empresa tenga a su nombre, sin que puedan obligarte a pagarla con tus bienes personales.

Además de lo anterior, otras consideraciones que podrías tomar en cuenta para decidir si constituir tu empresa como persona natural o persona jurídica son:

• constituir una empresa como persona natural es más fácil y rápido.
• como persona natural debes llevar y presentar menos documentos contables.
• como persona natural puedes acceder a regímenes de pago de impuestos más favorables.
• existen algunas actividades económicas para las cuales solo puedes constituir una empresa como persona jurídica.
• si quieres una mayor presencia en el mercado deberías optar por constituir tu empresa como persona jurídica.
• si necesitas socios para tu empresa solo puedes constituirla como persona jurídica.

Para conocer más sobre las características y diferencias de una persona natural y una persona jurídica, y así puedas elegir mejor, puedes visitar nuestro artículo: Qué es persona natural y persona jurídica (definición y diferencias).

2. Elegir tipo de empresa

Una vez que has decidido bajo qué figura jurídica vas a constituir tu empresa, lo siguiente que debes hacer es elegir el tipo de empresa que será.

A continuación un resumen con los principales tipos de empresas que existen y que puedes elegir al momento de constituir tu empresa (ten en cuenta que los nombres y las características pueden variar según el país en donde te encuentres):

Tipos de empresas que se pueden constituir como persona natural

Al constituir una empresa como persona natural, el único tipo de empresa por el que puedes optar es una Empresa Unipersonal.

Empresa Unipersonal

Una Empresa Unipersonal (persona natural con negocio) es una empresa constituida por un solo propietario o dueño, el cual asume a título personal todos los derechos y las obligaciones de la empresa, y se encarga de la administración de la misma.

Al asumir a título personal las obligaciones de la empresa, tal como mencionamos anteriormente, el propietario se hace responsable por las deudas que la empresa pueda contraer, y las garantiza con los bienes personales que posea.

Por lo general eligen este tipo de empresa pequeños negocios tales como tiendas de abarrotes, peluquerías, pequeños restaurantes, etc.

Tipos de empresas que se pueden constituir como persona jurídica

Al constituir una empresa como persona jurídica, los tipos de empresas que puedes elegir son:

Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (E.I.R.L.)

Una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada es también una empresa conformada por un solo propietario o dueño, pero en donde a diferencia de lo que sucede en una Empresa Unipersonal, las obligaciones de la empresa solo se limitan a los bienes que esta tenga a su nombre.

Por lo general eligen este tipo de empresa las personas que quieren ser los únicos dueños de su empresa, y que quieren evitar correr el riesgo de perder sus bienes personales en caso de que las cosas no salgan como esperaban.

Empresa Comercial de Responsabilidad Limitada (S.R.L.)

Una Empresa Comercial de Responsabilidad Limitada es una empresa conformada por un mínimo de 2 y un máximo de 20 socios en donde, tal como en el caso anterior, las obligaciones de la empresa solo se garantizan con el patrimonio que esta posea.

A diferencia de lo que sucede en las Sociedades Anónimas, en una S.R.L. solo se emiten participaciones sociales (las cuales, a diferencia de las acciones, solo se pueden ceder, más no venderse).

Por lo general eligen este tipo de empresa las pequeñas empresas familiares.

Sociedad Anónima (S.A.)

Una Sociedad Anónima es una empresa constituida por un mínimo de 2 socios (no tiene límite) en donde igualmente las obligaciones de la empresa solo se limitan a los bienes que esta tenga a su nombre.

En una Sociedad Anónima el capital está representado por acciones, y se establecen como órganos de mando una Junta General de Socios, un Directorio y una Gerencia.

Una Sociedad Anónima a su vez puede ser una Sociedad Anónima Abierta y una Sociedad Anónima Cerrada:

• Sociedad Anónima Abierta (S.A.A.): tipo de Sociedad Anónima constituida por un mínimo de 750 socios, en donde más del 35% de las acciones pertenece a 175 o más socios, y en donde las acciones están abiertas a oferta pública (pueden ser adquiridas por cualquier persona).
• Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C.): tipo de Sociedad Anónima constituida por un mínimo de 2 y un máximo de 20 socios, en donde las acciones solo pueden ser adquiridas por los socios.

Para conocer más acerca de los diferentes tipos de empresas que existen y que puedes elegir al momento de constituir tu empresa, puedes visitar nuestro artículo: Tipos de empresas (según su forma jurídica).

3. Trámites necesarios para constituir una empresa

Una vez que has decidido bajo qué figura jurídica vas a constituir tu empresa, y el tipo de empresa que será, debes proceder a realizar los trámites necesarios para constituirla.

A continuación los trámites necesarios para constituir legalmente una empresa:

1. Buscar y reservar el nombre de la empresa (solo persona jurídica)

En caso de que vayas a constituir tu empresa como persona jurídica el primer trámite que debes realizar es acudir a la oficina de Registros Públicos (en este caso la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos SUNARP) más cercana, llenar un formulario de solicitud de búsqueda para el nombre o razón social que quieres para tu empresa, y verificar que no exista en el mercado uno igual o similar.

Si no está registrado un nombre igual o similar al que quieres utilizar (y, por tanto, está disponible), debes llenar un formulario de solicitud de reserva de nombre para que otra empresa no pueda inscribirse con el mismo, siendo efectiva la reserva por un plazo de 30 días.

Pero si ya está registrado un nombre igual o similar al que quieres utilizar (para que no sea similar como requisito no debe parecerse ni sonar igual, y tener un mínimo de tres letras diferentes), debes realizar una nueva búsqueda hasta encontrar un nombre disponible.

La búsqueda y reserva del nombre de tu empresa puedes hacerla de manera presencial o por Internet a través de la página de la SUNARP.

2. Elaborar la minuta de constitución (solo persona jurídica)

Una vez que has buscado y reservado el nombre que tendrá tu empresa, lo siguiente que debes hacer es elaborar la minuta de constitución de la misma.

Una minuta de constitución es un documento en el cual los miembros de una sociedad manifiestan su voluntad de constituir una empresa, y en donde se señalan todos los acuerdos respectivos.

La minuta consta del pacto social y los estatutos, además de los insertos que se puedan adjuntar a esta.

Los elementos fundamentales de una minuta son:

• los generales de ley de cada socio (sus datos personales, nombres, edades, documentos de identificación, etc.).
• el giro de la sociedad.
• el tipo de empresa o sociedad (E.I.R.L., S.R.L., S.A., etc.).
• el tiempo de duración de la sociedad (plazo fijo o indeterminado).
• la fecha en la que se va a dar inicio a las actividades comerciales.
• el lugar en donde va a funcionar la sociedad (domicilio comercial).
• la denominación o razón social de la sociedad.
• el lugar en donde van a funcionar las agencias o sucursales (si es que las hubiesen).
• la persona que va a administrar o representar a la sociedad.
• los aportes de cada socio, los cuales pueden ser:
  • bienes dinerarios: dinero y sus medios sustitutos tales como cheques, pagarés, letras de cambio, etc.
  • bienes no dinerarios: inmuebles y muebles tales como escritorios, mesas, sillas, etc.
• otros acuerdos que pudieran establecer los socios.

Para elaborar la minuta de constitución de tu empresa puedes pedirle ayuda a un abogado de confianza, o acudir a una notaría y solicitar el servicio de elaboración de minuta.

3. Realizar aporte de capital y bienes (solo persona jurídica)

Una vez que has redactado la minuta de constitución debes abrir una cuenta bancaria a nombre de tu empresa en un banco de tu elección, y depositar en esta el capital social que cada uno de los socios van a aportar a la empresa.

Adicionalmente debes realizar un inventario con los bienes no dinerarios que cada uno de los socios están aportando para el funcionamiento de la empresa, así como sus respectivas valorizaciones.

4. Elevar la minuta a Escritura Pública (solo persona jurídica)

Una vez que has redactado la minuta de constitución de tu empresa y realizado el aporte de capital y bienes, debes llevar la minuta a una notaría para que un notario público la revise y la eleve a Escritura Pública.

Por lo general, los documentos que debes llevar a la notaría junto con la minuta son:

• la constancia o el comprobante del depósito del capital aportado en la cuenta bancaria a nombre de la empresa.
• el inventario detallado y valorizado de los bienes no dinerarios aportados.
• el certificado de Búsqueda Mercantil emitido por la oficina de Registros Públicos de la inexistencia de una razón social igual o similar.

Una vez elevada la minuta a Registros Públicos esta ya no se puede cambiar.

Al final se genera la Escritura Pública, Testimonio de Sociedad o Constitución Social, que es el documento que da fe de que la minuta es legal, el cual debe estar firmado y sellado por el notario, y firmado por el titular o los socios de la empresa.

5. Inscribir la Escritura Pública en los Registros Públicos (solo persona jurídica)

Una vez que has obtenido la Escritura Pública, debes llevarla (o pedirle al notario que lo haga) a la SUNARP en donde se realizarán los trámites necesarios para inscribir la empresa en los Registros Públicos.

La persona jurídica existe a partir de su inscripción en los Registros Públicos.

6. Obtener número de RUC

El Registro Único de Contribuyentes (RUC) es un código de once dígitos que identifica a una persona natural o una persona jurídica ante la oficina de impuestos (en este caso la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria SUNAT) para el pago de los impuestos.

Toda persona natural o jurídica está obligada a inscribirse en el RUC, de lo contrario será sancionada de acuerdo con el Código Tributario, igual que los inscritos en el RUC que no presenten la declaración.

Para obtener tu número de RUC debes acercarte a la SUNAT, llenar un formulario de inscripción en el RUC, y esperar notificación.

7. Elegir régimen tributario

En la misma SUNAT, a la vez que tramitas la obtención del RUC, debes determinar a qué régimen tributario te vas a acoger para el pago de los impuestos.

A la fecha de actualización de este artículo en el Perú existen cuatro regímenes tributarios a los cuales te puedes acoger: el Nuevo Régimen Único Simplificado (NRUS), el Régimen Especial de Impuesto a la Renta (RER), el Régimen MYPE Tributario (RMT), y el Régimen General (RG).

Para elegir el régimen tributario al cual acogerte debes tomar en cuenta la personería de tu empresa, así como otros factores tales como los ingresos anuales que proyectas tener.

Una vez que cuentas con tu número de RUC y has elegido un régimen tributario, puedes mandar a imprimir los comprobantes de pago (boletas y/o facturas) que vas a utilizar, a una imprenta autorizada por la SUNAT.

8. Comprar y legalizar libros contables

Una vez que cuentas con tu número de RUC y has elegido un régimen tributario, debes comprar los libros contables necesarios para llevar la contabilidad de tu empresa, dependiendo del régimen tributario al cual te hayas acogido, y posteriormente llevarlos a una notaría para que sean legalizados por un notario público.

Los libros contables que debes comprar dependerán del régimen tributario al cual te hayas acogido.

9. Inscribir a los trabajadores en el Seguro Social

En caso de que vayas a contratar trabajadores para tu empresa, una vez que cuentas con tus libros contables legalizados, debes inscribir a tus trabajadores en el Seguro Social de Salud (EsSalud) para que puedan acceder a los beneficios y prestaciones que otorga dicha entidad.

Este trámite lo puedes hacer a través de un formulario que puedes obtener en la misma SUNAT.

10. Obtener licencia de funcionamiento

En caso de que tu empresa vaya a contar con un local comercial, debes obtener una licencia de funcionamiento (licencia municipal) para que este pueda funcionar.

Para obtener una licencia de funcionamiento debes acudir a la municipalidad del distrito o región en donde va a estar ubicado el local de tu empresa, y solicitarla.

Los documentos que debes presentar varían según la municipalidad a la que acudas, pero por lo general son los siguientes:

• una fotocopia del RUC.
• un certificado de zonificación (zona industrial, zona comercial, zona residencial, etc.).
• un croquis de la ubicación del local de la empresa.
• una copia del contrato de alquiler o del título de propiedad del local.
• una copia de la Escritura Pública.
• el recibo de pago por derecho de licencia.
• el formulario de solicitud.

Apuntes finales

Los pasos que hemos descrito para formalizar o constituir legalmente una empresa son pasos que cualquier persona puede realizar; sin embargo, debes saber que existen algunos centros o instituciones dedicados a ayudar a emprendedores a realizar todos estos, en un corto periodo de tiempo y a un bajo costo.

Si vives en Perú puedes, por ejemplo, acudir a los centros de Mejor Atención al Ciudadano de la Micro y Pequeña Empresa (MAC MYPE), en donde puedes realizar la búsqueda y reserva del nombre de tu empresa, elaborar tu minuta y legalizarla ante un notario público, obtener tu RUC, y realizar otros trámites necesarios para constituir una empresa, en un solo lugar (sus centros cuentan con notarías, módulos del banco de La Nación, módulos de la SUNAT, etc.), y a un bajo costo.

Finalmente, cabe señalar que estos fueron los pasos necesarios para constituir una empresa, y que si lo que buscas son los pasos necesarios para crear una (por ejemplo, que te digan cómo conseguir financiamiento, cómo buscar y seleccionar proveedores, cómo conseguir tus primeros clientes, etc.), te invitamos a leer nuestra guía: Cómo iniciar un negocio (guía paso a paso).