Búsqueda y selección de proveedores

Los proveedores con que cuente una empresa determinarán en gran medida el éxito de ésta. Contar con buenos proveedores no sólo significa contar con insumos de calidad (y, por tanto, poder ofrecer productos de calidad), sino que también significa poder mantener bajos costos, o la seguridad de saber que podemos abastecernos de productos cada vez que lo requiramos.

Por lo que cada vez que tengamos que elegir a nuestros proveedores, debemos tomarnos nuestro tiempo, y buscar y seleccionar bien a éstos.

El primer paso en la búsqueda y selección de proveedores es buscar todos los posibles proveedores con los que podríamos contar, obtener toda la información necesaria de éstos, evaluarlos de acuerdo a criterios determinados y, finalmente, seleccionar el proveedor o los proveedores más convenientes para la empresa.

Veamos en detalle cada uno de los pasos que conforman el proceso de búsqueda y selección de proveedores:

1. Búsqueda de proveedores

El proceso de la búsqueda y selección de proveedores empieza con la búsqueda de los proveedores que ofrezcan los insumos, productos o servicios que vamos a requerir.

Para la búsqueda de proveedores podemos acudir a diversas fuentes, algunas de éstas son:

• Conocidos: personas que nos puedan recomendar proveedores, ya sea porque los conocen al estar o haber estado en negocios similares al nuestro, o por cualquier otra razón.
• Trabajadores de la empresa: trabajadores que probablemente conozcan proveedores con los que hayan trabajado anteriormente en sus antiguos empleos.
• Competencia: empresas competidoras a las cuales podemos investigar para saber cuáles son sus proveedores.
• Diarios, revistas y publicaciones especializadas: medios en donde varias empresas proveedoras suelen publicar sus anuncios.
• Internet: buscadores, anuncios clasificados, directorios, foros, cámaras de comercio, asociaciones empresariales, etc.
• Páginas amarillas.
• Ferias o exposiciones especializadas.

Al realizar la búsqueda de proveedores, podemos hacer una preselección en donde descartemos los proveedores que no cumplan con requisitos básicos tales como la calidad en el producto, o que sobrepasen el máximo precio que estamos dispuestos a pagar, de modo que podamos elaborar una lista de proveedores que no sea tan extensa.

2. Determinar criterios de selección

En este paso, procedemos a determinar los criterios de selección que vamos a tener en cuenta al momento de evaluar los posibles proveedores y luego seleccionar al indicado.

Algunos de los principales criterios de selección que podemos tomar en cuenta son:

• Precio: el precio de sus productos, los gastos que podrían adicionarse a éste, los descuentos que nos podrían otorgar.
• Calidad: la calidad de los insumos, productos o servicios que ofrece.
• Plazo del pago: las condiciones de pago que nos brindan, si nos piden pagar al contado, o nos dan facilidades para pagar al crédito.
• Plazos de entrega: el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido hasta que nos lo entregan.
• Garantías: las garantías que otorga y el periodo de duración de éstas.
• Reputación: el prestigio y las buenas referencias que tiene.

Más criterios de selección podemos encontrar en el artículo: criterios de selección de proveedores.

3. Obtención de información de los proveedores

Una vez que hemos elaborado nuestra lista de proveedores, y determinado los criterios de selección que vamos a utilizar, pasamos a recabar la información necesaria de cada proveedor, que nos permita evaluarlos de acuerdo a los criterios establecidos.

Además del medio a través del cual llegamos a saber del proveedor, otras formas a través de las cuales podemos obtener información de los proveedores pueden ser:

• solicitándoles información: ya sea pidiéndosela directamente, por ejemplo, a sus vendedores, representantes, etc. (por ejemplo, podemos preguntarles sobre su experiencia, sus trabajos realizados, sus principales clientes, etc.). O pidiéndosela a través de correo electrónico o una carta (por ejemplo, podemos pedirle información sobre sus precios, las características de sus productos, facilidades de pago, pedirle que nos envíen catálogos, presupuestos, etc.).
• visitándolos: para obtener la información de los posibles proveedores podemos optar también por visitar sus empresas y observar, por ejemplo, el desempeño de su personal, su organización, su atención al cliente, su infraestructura, etc.
• buscando referencias: también podemos buscar referencias, por ejemplo, podemos averiguar quiénes son o han sido sus clientes, contactarlos y consultarles por sus impresiones, opiniones o la satisfacción que tienen con respecto al proveedor.
• visitando sus páginas web: una forma rápida y sencilla de obtener información del potencial proveedor es visitando su página web, en donde además de poder obtener la información que ellos incluyan en ella, podemos analizar su página para darnos una idea de la empresa, una página descuidada, es muy probable que signifique un negocio descuidado.
• realizando pruebas: otra forma de obtener información del potencial proveedor, es ponerlo a prueba, por ejemplo, solicitándole una muestra, haciéndole un pedido y evaluar si cumplen con los plazos, contratarlos para la producción de una pequeña cantidad de productos, etc.

4. Evaluación de proveedores

Una vez que contamos con una lista de posibles proveedores y contamos con suficiente información de cada uno de ellos, pasamos al análisis o evaluación de éstos en base a los criterios establecidos.

Para ello podemos elaborar un cuadro comparativo, en donde señalemos lo que ofrece cada proveedor o la calificación o apreciación que le damos con respecto a cada criterio determinado.

Un ejemplo podemos ver en el siguiente cuadro:

	precio	calidad	pago	entrega
Proveedor A	US$60	buena	al contado	a 5 días
Proveedor B	US$50	regular	a 60 días	a 15 días
Proveedor C	US$55	muy buena	a 30 días	a 7 días

Y luego, una vez elaborado nuestro cuadro comparativo, pasamos a evaluar las ventajas y desventajas de cada proveedor, teniendo en cuenta que algunos criterios, tales como el precio y la calidad, podrían tener un mayor valor que otros.

5. Selección de proveedores

Y, finalmente, una vez que hemos elaborado nuestro cuadro comparativo y hemos evaluado las diferentes alternativas, pasamos a selección aquél proveedor que reúna las características más convenientes para nosotros.

Como apunte final, debemos señalar que es recomendable contar siempre con más de un proveedor, aún así no vayamos a usar a todos los proveedores que hayamos seleccionado, siempre es recomendable tenerlos a la mano por si el proveedor habitual disminuya la calidad de sus productos o no cumpla con los acuerdos establecidos (para ello, siempre debemos evaluar permanentemente a nuestros proveedores), no se pueda dar abasto (por ejemplo, al aumentar repentinamente la demanda), o no puedan cumplir con los plazos requeridos (por ejemplo, en épocas de temporada alta).