Los presupuestos de una empresa

29 Diciembre 2008 – 16:26

Un presupuesto es una herramienta de gestión conformada por un documento en donde se cuantifican pronósticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio.

Los presupuestos se suelen relacionar exclusivamente con los ingresos o egresos que realizará una empresa, sin embargo, podemos hacer uso de estas herramientas para cuantificar pronósticos o previsiones de cualquiera de los elementos de un negocio, por ejemplo, podemos presupuestar los cobros que realizaremos, los pagos de nuestras de deudas, los productos que fabricaremos, los materiales que requeriremos para producir dichos productos, etc.

Los presupuestos son herramientas fundamentales para un negocio ya que nos permiten planificar, coordinar y controlar nuestras operaciones:

• planeación: los presupuestos nos permiten planificar actividades, planificar objetivos, recursos, estrategias, cursos a seguir; anticipándose a los hechos y, por tanto, ayudándonos a reducir la incertidumbre y los cambios.
• coordinación: los presupuestos sirven como guía para coordinar actividades, permitiéndonos armonizar e integrar todas las secciones o áreas del negocio, tanto entre éstas, como con los objetivos de la empresa.
• control: los presupuestos sirven como instrumento de control y evaluación, nos permiten comparar los resultados obtenidos con los presupuestados para que, de ese modo, por ejemplo, saber en qué áreas o actividades existen desviaciones o variaciones (diferencias entre lo obtenido y lo presupuestado).

El sistema presupuestal

Para un mejor uso de los presupuestos, éstos se suelen usar conjunto, en donde todos ellos estén relacionados.

Este conjunto de presupuestos denominado sistema presupuestal o presupuesto maestro, debe empezar siempre con el presupuesto de ventas, que es el presupuesto base a partir del cual se realizarán los demás, en este presupuesto pronosticamos nuestras futuras ventas en términos monetarios.

Luego del presupuesto de ventas, podemos continuar con el presupuesto de cobros, en donde señalaremos los importes a cobrar en las fechas que correspondan; luego, el presupuesto de producción (en el caso de una empresa industrial o productora) o el presupuesto de compras (en el caso de una empresa comercializadora o de servicios); luego, el presupuesto de requerimiento de materia prima, el presupuesto de pagos, de gastos, de pago de la deuda, etc.

Hasta culminar con el presupuesto de efectivo (flujo de caja proyectado), el presupuesto de ganancias y pérdidas (cuenta de resultados proyectado), y el presupuesto del balance (balance proyectado).

Veamos a continuación un ejemplo sobre el uso de un sistema presupuestal:

Supongamos que queremos presupuestar las operaciones de una empresa comercializadora para el periodo de los cuatro primeros meses del ejercicio, para lo cual tomamos en consideración los datos del año pasado y los siguientes datos u objetivos previstos:

• proyectamos vender 100 unidades mensuales, que se incrementarán 10% cada mes.
• el precio de venta de cada producto es de $20.
• el 80% de las ventas es al contado y el saldo al crédito en 30 días.
• el precio de compra del producto es de $14.
• las compras son al crédito en 30 días.
• el pago mensual por servicios es de $180 y por sueldos es de $150.
• contamos con una maquinaria cuyo costo es de $4000 que se deprecia 20% anual y $67 mensual.

En primer lugar hacemos nuestro presupuesto de ventas:

1. Presupuesto de ventas

	enero	febrero	marzo	abril	TOTAL
Unidades a vender	100	110	121	133	464
Valor unitario	20	20	20	20	20
Precio Total	2000	2200	2420	2662	9282

Nota: las ventas empiezan en 100 unidades en enero y van aumentando en un 10%.

2. Presupuesto de cobros (de cuentas por cobrar)

	enero	febrero	marzo	abril	TOTAL
Contado (80%)	1600	1760	1936	2130	7426
Crédito (20%)		400	440	484	1324
TOTAL	1600	2160	2376	2614	8750

Nota: de las ventas de $2000 hechas en enero, cobramos $1600 (80%) al contado, y $400 (20%) al mes siguiente (crédito a 30 días), lo mismo para febrero, marzo y abril.

3. Presupuesto de compras

	enero	febrero	marzo	abril	TOTAL
Unidades	100	110	121	133	464
Valor unitario	14	14	14	14	14
Precio Total	1400	1540	1694	1863	6497

4. Presupuesto de pagos (de cuentas por pagar)

	enero	febrero	marzo	abril	TOTAL
Crédito 30 días		1400	1540	1694	4634
TOTAL		1400	1540	1694	4634

Nota: las compras hechas en enero, las pagamos en el mes siguiente (crédito a 30 días), lo mismo para febrero, marzo y abril.

5. Presupuesto de efectivo (flujo de caja proyectado)

	enero	febrero	marzo	abril	TOTAL
INGRESOS
Cuentas por cobrar	1600	2160	2376	2614	8750
TOTAL INGRESOS	1600	2160	2376	2614	8750
EGRESOS
Cuentas por pagar	0	1400	1540	1694	4634
Pago servicios	180	180	180	180	720
Pago de sueldos	150	150	150	150	600
TOTAL EGRESOS	330	1730	1870	2024	5954
SALDO	1270	430	506	590	2796
SALDO (CAJA) INICIAL	0	1270	1700	2206
DISPONIBLE	1270	1700	2206	2796

6. Presupuesto operativo (cuenta de resultados proyectado)

	enero	febrero	marzo	abril	TOTAL	%
Ventas	2000	2200	2420	2662	9282	100
Costo de ventas	1400	1540	1694	1863	6497	70
UTILIDAD BRUTA	600	660	726	799	2785	30
Gastos administrativos	330	330	330	330	1320	14
UTILIDAD NETA	270	330	396	469	1465	16

Nota: la utilidad neta al 30 de abril es de $1465, lo que equivale al 16% de las ventas.

Notas finales

Nosotros como dueños del negocio, usamos este presupuesto como guía para nuestra planificación, y posteriormente, evaluar si el resultado obtenido corresponde al presupuestado para que, en caso contrario, tomar las medidas correctivas que sean necesarias.

Etiquetas: Conceptos, Finanzas, Herramientas de negocio

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