Cómo ser más productivos (19 consejos)
En el mundo altamente competitivo en el que vivimos, un requisito indispensable para alcanzar el éxito es ser cada vez más productivos.
Se suele pensar que para ser más productivos debemos levantarnos más temprano, trabajar más horas, y regresar a casa más tarde; sin embargo, el trabajo duro no siempre es garantía de productividad si no se realiza de manera inteligente.
Antes que el trabajo duro, la productividad se basa en obtener más y mejores resultados en menos tiempo o con menos trabajo, y para ello, la mejora de la productividad se puede resumir en hacer más y mejor las cosas que nos aportan valor, y hacer menos o dejar de hacer las cosas que no nos lo aportan.
Teniendo en cuenta la premisa anterior, a continuación te presentamos 19 consejos para ser más productivos:
Establece objetivos
Establecer objetivos nos ayuda a determinar cuáles son las tareas o actividades en las que debemos enfocarnos (aquellas que nos ayudan en la consecución de nuestros objetivos), pero también a programar nuestro inconsciente para poder alcanzarlos, y mantenernos motivados.
Establece objetivos para cada área de tu vida (por ejemplo, para tu negocio, tus finanzas personales, tus relaciones, tu salud, etc.), que sean específicos (por ejemplo, «tener tu propio negocio antes de finalizar el año» antes que simplemente «tener tu propio negocio», o «aumentar tus ingresos en un 10% para el próximo mes» antes que simplemente «aumentar tus ingresos»), así como alcanzables, pero a la vez desafiantes.
Una vez que hayas establecido tus objetivos asegúrate de publicarlos en un lugar o varios lugares en donde siempre pongas tu atención (por ejemplo, en tu computadora, en tu agenda o cuaderno de notas, en una aplicación para tomar notas en tu smartphone, en la pared de tu habitación o en el espejo de tu baño), con el fin de que siempre tengas presente cuáles son tus prioridades.
Enfócate en las cosas que te aportan valor
Enfocarnos en las cosas que nos aportan valor o que nos ayudan en la consecución de nuestros objetivos, nos permite utilizar nuestro tiempo de la mejor manera posible.
Identifica las tareas o actividades que te aportan valor o te ayudan en el cumplimiento de tus objetivos (por ejemplo, aprender sobre un determinado tema, desarrollar un nuevo producto, o conseguir más clientes), y dedica tu tiempo a estas en orden de importancia; mientras que a las demás cosas que no te aportan valor, te alejan de tus objetivos o simplemente te «quitan tiempo» (por ejemplo, asistir a determinadas reuniones, ver televisión, leer las noticias, o entrar a redes sociales), dedícales menos tiempo o simplemente deja de hacerlas.
Además de tomar en cuenta tus objetivos, para saber en qué cosas enfocarte toma en cuenta la ley de Pareto, la cual señala que el 20% de las cosas genera el 80% de los resultados, y así, por ejemplo, enfócate en el 20% de tus productos que te generan el 80% de tu rentabilidad, o en el 20% de tus clientes que te generan el 80% de tus ventas.
Haz listas de tareas por hacer
Hacer listas de tareas o actividades por hacer nos permite saber exactamente lo que tenemos que hacer (y así, organizar mejor nuestro tiempo), así como evitar que nos olvidemos de lo que tenemos que hacer, y nos preocupemos por si esto sucede.
Ya sea en un archivo en tu computadora, en un cuaderno que lleves siempre contigo, o en una aplicación para tomar notas en tu smartphone, haz listas en orden de prioridad con las tareas o actividades que tengas que realizar en los próximos días, y que te ayudarán en el cumplimiento de tus objetivos; por ejemplo, llamar por teléfono a determinada persona, buscar determinada información en Internet, comprar determinado producto, etc.
Dentro de tus listas de tareas o actividades por hacer, incluye una lista que elabores todas las noches antes de dormir con las tareas o actividades que tengas que realizar al día siguiente, con el fin de que llegado ese día sepas exactamente lo que tienes que hacer, y así no pierdas tiempo planificándolo en la mañana.
Adquiere la costumbre de tomar notas
Tomar notas nos permite evitar distracciones cuando de pronto sabemos que tenemos que hacer algo, o evitar que la memoria nos pueda jugar una mala pasada cuando queremos conservar información o ideas.
Ya sea en un archivo en tu computadora, en un cuaderno que lleves siempre contigo, o en una aplicación para tomar notas en tu smartphone, adquiere la costumbre de tomar notas para las tareas o actividades que vayan surgiendo, y que por el momento no puedas realizar (por ejemplo, llamar por teléfono a determinada persona), para la información que acabas de obtener (por ejemplo, un consejo para aumentar tus ventas), o las ideas que se te acaban de ocurrir (por ejemplo, una idea de negocio), y que quieras conservar.
Combina la realización de tareas
Con el fin de mantener nuestra energía y productividad cuando estamos haciendo una tarea, lo recomendable es que cuando empecemos a sentirnos bloqueados mentalmente o agotados, pasemos a realizar otra, para luego regresar a la primera.
Cada vez que estés haciendo una tarea y empieces a sentirte bloqueado mentalmente o agotado, en vez de forzar las cosas y obligarte a terminarla, pasa a otra tarea que de preferencia requiera un menor esfuerzo (o, en todo caso, si lo consideras necesario tómate un descanso), para luego regresar a la primera; por ejemplo, cuando estés redactando un documento y empieces a sentirte bloqueado mentalmente o agotado, pasa a otra tarea tal como buscar información o leer algo.
Combinar la realización de tareas no significa hacer varias tareas a la vez (lo cual te impediría hacer las cosas bien y te haría perder tiempo al estar alternando entre distintas tareas), sino simplemente que pases a otra tarea solo cuando te sientas bloqueado mentalmente o agotado.
Termina las tareas que empieces
Por lo general, cuando estamos haciendo una tarea, si no llegamos a terminarla del todo, es difícil que posteriormente lleguemos a hacerlo, lo cual termina haciendo que se nos acumulen tareas pendientes o, peor aún, que al final no lleguemos a culminar ninguna.
Asegúrate siempre de cumplir en su totalidad las tareas que estés realizando; por ejemplo, si estás redactando un documento procura terminarlo antes de empezar otro, o si estás ordenando tus cosas asegúrate de hacerlo hasta que acabes, sin que ello signifique que no puedas pasar a otra tarea o te tomes un descanso cuando empieces a sentirte bloqueado mentalmente o agotado.
Con el fin de que se te haga más fácil terminar una tarea grande, lo recomendable es que dividas esta en pequeñas tareas manejables; por ejemplo, si tienes que redactar un documento extenso divide este en diferentes partes.
Establece un plazo o límite de tiempo para las tareas que tengas que realizar
Establecer un plazo o límite de tiempo para las tareas o actividades que tengamos que realizar nos motiva en el cumplimiento de estas, y programa nuestro inconsciente para culminarlas en el plazo o la hora establecida.
Siempre que te sea posible establece un plazo o límite de tiempo para las tareas o actividades que tengas que realizar (por ejemplo, redactar un documento en un plazo de una semana o culminar un trabajo antes del medio día), que no sea tan extenso a tal punto que pueda generarte dejadez o te haga esperar a última hora para recién empezar a hacer la tarea o actividad, ni tan corto a tal punto que pueda generarte demasiada presión por cumplirla.
Cuando se trate de tareas grandes divide estas en pequeñas tareas manejables, y pon un plazo o límite de tiempo para cada una; por ejemplo, si tienes que redactar un documento extenso, además de ponerte un plazo para terminarlo, ponte un plazo para terminar cada una de sus partes.
Haz las cosas cada vez más rápido
Hacer las cosas cada vez más rápido nos permite obtener más resultados en menos tiempo, y así disponer de mayor tiempo libre para hacer otras cosas, o simplemente para descansar y renovar energías.
Siempre que te sea posible desarrolla un sentido de urgencia para las tareas o actividades que realices, y pregúntate si existe alguna manera de hacer más rápido las tareas o actividades que estás realizando o que sueles realizar (especialmente las que te aportan mayor valor); por ejemplo, si existe alguna técnica que te permita realizar más rápido tu trabajo habitual, si hay alguna forma de acelerar el proceso de producción de tu producto, si hay alguna forma de atender más rápido a tus clientes, etc.
No seas perfeccionista
Al ser perfeccionistas cuando realizamos nuestros trabajos o tareas, no solo empleamos demasiado tiempo en terminarlos, sino que también, con el tiempo, terminamos afectando nuestro sistema nervioso.
Cuando hagas tus trabajos o tareas procura siempre que sean de buena calidad, busca en ellos la excelencia, pero no te obsesiones por la perfección; busca el punto ideal entre calidad y tiempo o esfuerzo empleado (el cual varía de acuerdo a la importancia del trabajo o la tarea), y en cuanto lo encuentres da por concluido el trabajo o la tarea; por ejemplo, cuando redactes un documento, revísalo bien dependiendo de la importancia de este, pero no te obsesiones porque estén bien colocadas todas las comas.
Aprovecha el momento
Todos tenemos un momento en que nos sentimos más motivados, más eficientes o más creativos, y que deberíamos aprovechar para realizar las tareas importantes o que nos ayudan en el cumplimiento de nuestros objetivos.
Identifica ese momento y aprovéchalo para realizar las tareas o actividades más importantes, más complejas o que requieran una mayor creatividad de tu parte, que tengas que realizar (por ejemplo, redactar un documento, diseñar un producto, o estudiar algún tema), y deja para más tarde, cuando tu nivel de energía baje, las tareas o actividades menos importantes, más sencillas o rutinarias (por ejemplo, buscar información en Internet, realizar llamadas telefónicas, contestar correos electrónicos o leer las noticias).
Uno de estos momentos en que nos sentimos más motivados, más eficientes o más creativos suele presentarse en las mañanas, ya que en estas solemos sentirnos más despejados y con más energía; por tanto, aprovecha siempre las mañanas para hacer las tareas importantes, y no la desperdicies contestando correos electrónicos o leyendo las noticias.
Aprovecha todo momento
Para ser realmente productivos es necesario que aprovechemos todo momento del día (siempre que nos sea posible) para realizar las tareas importantes o que nos ayudan en el cumplimiento de nuestros objetivos.
Siempre que tengas que hacer algo, y te sea posible, aprovecha para avanzar con las tareas importantes o que te ayudan en el cumplimiento de tus objetivos; por ejemplo, cuando conduzcas tu automóvil aprovecha para escuchar algún audio curso, cuando estés esperando en alguna sala de espera aprovecha para leer un libro, o cuando estés haciendo la cola para ingresar a algún lugar aprovecha para repartir tus tarjetas de contacto.
Aprende a delegar
Delegar nos permite liberar tiempo que podemos utilizar para hacer otras cosas más importantes o que sabemos hacer mejor que las que delegaríamos, o simplemente para tener más tiempo libre para descansar y renovar energías.
En primer lugar contrata o identifica personas competentes y confiables, y luego delégales las tareas que tengas que hacer pero que no sean tan importantes (por ejemplo, la compra de insumos), las tareas que no domines y para las que ellas sean especialistas (por ejemplo, la contabilidad de tu negocio), o simplemente las tareas rutinarias que suelas realizar (por ejemplo, la recepción de llamadas telefónicas).
Un servicio cada vez más requerido en todo el mundo y que puedes considerar para delegar es el servicio de asistente virtual, el cual implica la realización de tareas propias de un asistente administrativo tales como el manejo de agenda, la búsqueda de información, y la redacción de documentos, pero a distancia desde cualquier lugar en el mundo.
Aprende a decir «no»
Relacionarnos con otras personas nos llena de energía, nos motiva y nos ayuda a despejar la mente; pero en ocasiones es importante saber decir «no» cuando nos pidan hacer algo que de algún modo podría afectar nuestra productividad.
Cultiva las relaciones con otras personas, pero en ocasiones di «no», sin miedo a quedar mal, cuando te pidan hacer algo que podría afectar de algún modo tu productividad; por ejemplo, cuando te pidan acudir a una reunión de la cual sabes que no vas a obtener ningún beneficio, que te hará perder tu tiempo, o que te va a agotar físicamente.
Ten en orden tus cosas
Tener en orden nuestras cosas nos permite saber exactamente dónde se encuentran (y así, evitar perder tiempo en buscarlas), tenerlas siempre a la mano, reducir el riesgo de que se puedan perder, y tener más espacio libre; pero además nos ayuda a mantener nuestra mente despejada, a diferencia de lo que sucede cuando vemos varias cosas en desorden.
Ten siempre en orden tus cosas, especialmente las que estén en tu lugar de trabajo; por ejemplo, mantén tu escritorio limpio y con la menor cantidad posible de cosas sueltas, archiva tus documentos, usa archivadores de distintos colores con etiquetas claramente visibles, deja tus llaves siempre en el mismo lugar, clasifica los archivos de tu computadora y tus correos electrónicos en carpetas, etc.
Un requisito importante para poder ordenar nuestras cosas es deshacernos de las cosas innecesarias (por ejemplo, documentos que ya no vamos a utilizar o de los cuales ya tengamos una copia), ya que estas nos dificultan encontrar y nos quitan espacio para las que sí vamos a necesitar.
Evita las distracciones
Uno de los peores enemigos de la productividad son las distracciones que tenemos cuando estamos realizando nuestras tareas o actividades.
Cuando tengas que hacer tus tareas o actividades evita siempre todo tipo de distracción; por ejemplo, desactiva las notificaciones de tu smartphone y de tu correo electrónico, cierra tus redes sociales y cualquier otra página web o aplicación que podría distraerte, procura no contestar llamadas telefónicas (si es una llamada importante, lo más probable es que quien te llame te deje un mensaje), apaga la televisión y la radio (a menos que un poco de sonido de fondo te ayude a concentrarte), y si tienes que trabajar en casa busca una habitación silenciosa y habla con tus familiares para que no te interrumpan.
Equilibra trabajo con descanso
Para ser productivos es necesario que equilibremos trabajo con descanso; es decir, que le dediquemos el tiempo suficiente al trabajo como para realizar todas las tareas y actividades que tenemos que realizar, pero también el tiempo suficiente al descanso como para liberar tensiones, despejar nuestra mente y renovar energías.
Busca siempre el punto de equilibrio entre trabajo y descanso; por ejemplo, trabaja menos y dedícale más tiempo a tu familia cuando sientas que tus niveles de energía y tu creatividad han disminuido, tómate unas breves vacaciones o haz un pequeño viaje cuando sientas que están aumentando tus niveles de estrés, o tómate uno o más días libres para preguntarte si los objetivos que te has trazado realmente son tus objetivos, y si las tareas o actividades que realizas realmente te ayudan en la consecución de estos, cuando te sientas bloqueado mentalmente y falto de motivación.
Cuando te tomes un descanso aprovecha para hacer las cosas que te gustan hacer tales como pasar tiempo con tu familia o tus amigos, pero evita siempre agotar mucho tu energía (por ejemplo, acudiendo a una reunión hasta altas horas de la madrugada), ya que en vez de renovar energías lo más probable es que estas te falten cuando regreses a tu trabajo o a tus actividades diarias.
Tómate breves descansos mientras trabajas
Tomarnos breves descansos mientras trabajamos o realizamos nuestras actividades diarias nos ayuda a despejar nuestra mente, a evitar agotarnos física y/o mentalmente, y a renovar energías.
Cuando estés trabajando o realizando tus actividades diarias, cada vez que sientas que empiezas a agotarte física y/o mentalmente tómate un breve descanso; por ejemplo, da un pequeño paseo, conversa brevemente con alguien, lee algún artículo o las noticias en Internet, camina un poco, o simplemente párate y estírate.
Lleva una vida saludable
Finalmente, un requisito importante para ser productivos es llevar una vida saludable, ya que ello nos permite aumentar nuestra energía (necesaria para realizar más tareas o actividades en menos tiempo) y, por otro lado, evitar agotarla.
Para llevar una vida saludable ten una sana alimentación (dale preferencia a los alimentos saludables tales como las verduras, las frutas y los cereales, y evita en lo posible los alimentos altos en toxinas o que dificultan la digestión tales como las carnes rojas y los dulces), evita comer en exceso, come despacio y mastica bien los alimentos, evita el consumo de drogas (incluido el cigarro) y alcohol, haz ejercicio con regularidad, y duerme como mínimo 7 u 8 horas.